Координация и контроль работы творческого коллектива редакции осуществляются через систему планерок и дедлайнов. Планерка - это собрание руководства редакции. Дедлайн - это время сдачи материала, полосы либо издания в целом.
Для выпуска одного номера издания, как правило, проводятся две планерки. Первая посвящена обзору предыдущего номера и утверждению тем в следующий. Вторая служит для контроля хода работы над номером и внесения корректив. В ежедневных изданиях первая планерка проводится в середине дня (в 11-13 часов), вторая - за 2-3 часа до подписания номера (в 16-19 часов, в зависимости от времени сдачи номера в типографию). В еженедельниках первая планерка обычно проводится в день выхода издания, вторая - за сутки до подписания номера в печать.
Заявление материалов на планерке может происходить в устной и письменной форме. Для последнего случая в редакциях существуют специальные бланки заявок. Пример такого бланка:
Дедлайн материала - это время сдачи текста журналистом. Если сотрудник сдал текст не вовремя либо в ненадлежащем виде, такого сотрудника могут оштрафовать. Размер штрафа обычно сопоставим с дневным заработком журналиста. За срыв дедлайна полосы штрафуют уже редактора отдела, ответственного за эту полосу. Чтобы все материалы были сданы вовремя, редакторы обычно так организовывают работу журналистов, чтобы часть материалов можно было сдать заранее. За дедлайн всего номера в свою очередь отвечает ведущий редактор номера. Если время передачи номера в типографию будет пропущено, это грозит изданию серьезными санкциями. Впрочем, иногда руководство редакции осознанно срывает дедлайн. Если поздно вечером случаются какие-то важные события, редакция может пойти на то, чтобы заплатить типографии штраф, но за счет более позднего подписания номера полнее осветить событие и таким образом переиграть конкурентов.