Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Ценность фокусирования на цели была ключевым элементом моих исследований, бизнес-тренингов преподавательской деятельности и управленческого консультирования на протяжении десятилетий. Если мы не знаем, зачем делаем что-то, наша работа сразу же теряет смысл, ясность и направление. Понимая цель – совещания, брошюры или компании, – мы имеем четкий критерий для принятия решений в ходе выполнения проекта. К этому следует добавить мотивацию творчески обходить препятствия на пути к поставленной цели.

Недавно меня осенило, как много процедур в работе и личной жизни людей требуют переосмысления. Кто-то когда-то разработал их, и возможно, даже из лучших побуждений, но подобные побуждения уже давно неактуальны. Эта мысль пришла мне в голову, когда я рассматривал служебные кабинеты некоторых руководителей. Функциональность этих помещений с точки зрения личной продуктивности была практически нулевой. В них не было места для основных средств связи и лотков для входящих и исходящих документов, принтеры размещались неудобно, полок для нужных справочников и руководств не хватало. Настольными компьютерами – огромными и внушительными – никто не пользовался, потому что боялись поцарапать дорогую технику.

Наверное, исторически многие кабинеты такого рода предназначены производить впечатление на посетителей, поражая их воображение тем, как много прекрасной деревянной отделки и как мало работы может позволить себе сидящий в этих интерьерах руководитель. Ух ты, смотри-ка – трон! Смотри – король! Но у людей, сидящих в этих кабинетах сейчас, совсем другие приоритеты и потребности: им нужно делать свою работу, не тонуть в делах, быстро обмениваться информацией и эффективно следить за ходом проектов. Их кабинеты – динозавры, неспособные служить новым целям собственных хозяев. Их давно нужно «отправить в утиль».

Мне кажется, что для нашего времени характерно совершенство средств и путаница в целях.

Альберт Эйнштейн

Наблюдая многие годы за компаниями своих клиентов, я заметил, что количество еженедельных совещаний в них чрезмерно велико. Иногда они скучны, и многие приглашенные их открыто игнорируют. В недавно созданных командах или департаментах часто назначают совещания, потому что новизна ситуации, быстрые изменения и необходимость держать всех в курсе происходящего требуют регулярных встреч. Но после того как работа налаживается и включается поддерживающий режим «круиз-контроля», необходимость еженедельных сборищ медленно сходит на нет. А их по-прежнему проводят и проводят, хотя такое отношение к людям и их рабочему времени заведомо неэффективно. Я уверен, что во всех организациях давно следует отменить все совещания, а для тех регулярных встреч, которые имеют конкретные цели, ввести время проведения и отрегулировать интервалы между ними, опираясь не на привычку, а на реальную необходимость.

У старых парусных яхт есть одна проблема: их камбуз всегда отделен от общего кубрика внизу, и подобная схема не позволяет развиваться обоим пространствам. Раньше владельцы таких яхт предпочитали набирать полноценную команду, которая готовила блюда на кухне и приносила их вниз. Но для современных катеров с небольшой командой больше подходит новый дизайн, при котором камбуз совмещен с жилым пространством, – помещение той же площади становится комфортабельнее и используется эффективнее.

Средний человек не знает, что делать со своей жизнью, однако хочет, чтобы она длилась вечно.

Анатоль Франс

Где люди обычно общаются? Правильно, на кухне. Нет больше горничных, нет прислуги. Сегодня большинство из нас живет совершенно иной жизнью, где все заняты делами, и это здорово. Обратите внимание: во множестве отличных новых ресторанов кухня находится в центре зала! Я знаю настоящих профессионалов, которые сознательно превратили свои гостиные в домашние офисы! Они все равно (социально) живут на кухне и/или в спальне – и что, скажите, может быть лучше, чем работать в помещении, где много места, в том числе для офисного оборудования, и где находится вся личная библиотека?

Проведите инвентаризацию своих основных активов и процедур – пространства, политики, совещаний, персонала, больших игрушек, старой одежды, ювелирных украшений. Письменно сформулируйте цель по каждому пункту образовавшегося списка. Готов поспорить, что вам захочется многое изменить, – и вы получите от этого удовольствие.

Кстати…

– Какие привычки или процедуры вам смертельно надоели? Что случилось бы, откажись вы от них?

– Какое творческое применение можно найти всему неиспользуемому пространству в вашей жизни?

– Если бы вы создавали себе совершенно новый кабинет, что бы вы оставили? От чего бы отказались? Что бы добавили?

19. Лучшее намного лучше хорошего