Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Эта модель основана на естественном методе планирования, который используется нашим разумом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть наиболее эффективный способ обдумать какой-то один определенный проект или ситуацию. После того как вы идентифицировали все свои проекты, может потребоваться более детальная фокусировка на одном или нескольких уровнях, чтобы вы могли быть уверенными в результате.

1. Предназначение / Руководящие принципы

– Зачем это делается? Что является истинной целью этого дела?

– Каких ключевых стандартов нужно придерживаться, принимая решения по проекту и выполняя его? По каким правилам мы играем?

– Какие цели и принципы являются руководящими критериями для принятия решений по проекту.

2. Миссия / Видение / Цель / Успешный результат

– Как будет выглядеть результат проекта в случае его полного успеха? Откуда я это знаю?

– Что этот успех будет означать для каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

– Какие мысли вызывает у меня данный проект? Какова реальная картина ситуации?

– Какой информацией я владею? Чего не знаю? Что следует иметь в виду? Что мной еще не обдумано? И так далее.

– Как я могу сохранить открытость, непредвзятость, избегая критического анализа?

– Как я могу сохранить возможность в любой момент видеть проект с разных сторон?

4. Организация

– Идентифицируйте компоненты (подпроекты), их последовательность и/или приоритеты.

– Создайте схемы, списки или организационные диаграммы, необходимые для ревизии и контроля.

5. Следующие действия

– Определите следующие действия для каждого независимого компонента. (Что необходимо делать дальше? Кто этим займется?)

– Определите следующее действие в случае, если требуется больше усилий по планированию.

При необходимости переместите фокус проекта на другой уровень:

– если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень собственного фокуса (например, вернитесь от действий к планам, от планов – к «мозговому штурму», от видения – к цели);

– если ваш проект нуждается в быстром выполнении, понизьте уровень собственного фокуса (например, перейдите от видения к «мозговому штурму», от планов – к действиям).

Сколько должно продолжаться планирование?

– Если ваш ум уже освободился от проекта, значит, можно завершить процесс планирования. Если разум все еще занят им, продолжайте применять модель планирования, пока не добьетесь полной ясности.

Еженедельная ревизия

Первая трудность заключается в практическом внедрении наших моделей, а вторая – в поддержании их в активном и функциональном состоянии. В данном разделе вы найдете главный ключ к достижению более расслабленного и продуктивного образа жизни и стиля работы. Старт этого процесса поможет вам раскрыть потенциал собственного ориентированного на исполнение «командоцентричного» мышления и повысить уверенность в своих силах. Наиболее эффективным этот процесс становится, если его проводят каждые семь дней.

Неразобранные бумаги

– Собирайте все клочки бумаги, визитки, чеки и прочие документы. Складывайте их в корзину для входящих документов с целью дальнейшей обработки.

Обрабатывайте свои заметки

– Просматривайте все свои записки, заметки, записи, примечания, сделанные на ходу, в поездке или во время совещаний. Принимайте своевременные решения о том, к каким пунктам списков действий, проектов, «В ожидании» и так далее их можно отнести.

Освободите голову

– Зафиксируйте в письменном виде (в соответствующих категориях) все новые проекты, действия, дела из списков «В ожидании», «Когда-нибудь / может быть» и так далее, которые не зафиксировали раньше.

Проанализируйте списки действий

– Отметьте выполненные действия. Проверьте, какие напоминания о следующих действиях должны быть созданы.

Проанализируйте список «В ожидании»

– Запишите необходимые действия, требующие соответствующих напоминаний. Вычеркните действия, на которые уже получена реакция.