Привычки лидера. Самые важные навыки за несколько минут в день

Решающее значение управление приоритетами приобретает, когда вводится новая стратегия или ваша команда включается в реализацию существующей стратегии. В каждом из этих случаев абстрактное представление об общих целях следует перевести в конкретные шаги. Задача эффективного менеджера — разбить стратегию на серию действий: четких, понятных, с отведенным на выполнение каждого временем. В противном случае профессиональный ресурс команды не будет использован полностью, и планы организации могут оказаться под угрозой срыва.

Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка

• Вы чувствуете, что вас захлестнуло слишком много первоочередных задач.

• Вы думаете, что каждая из задач одинаково важна.

• Вы не умеете как следует управлять своим временем и из-за этого не укладываетесь в поставленные сроки.

• Вы не умеете отказывать людям и часто берете на себя слишком много работы.

Черты характера, соответствующие навыку

Если в тесте на психотип личности больше всего баллов вы набрали в категории организованный и меньше всего — в категории любопытный, управление приоритетами будет, вероятно, вам весьма полезно. Навык будет не слишком сложно развить, а практикуя его, вы получите удовлетворение. Как человек организованный, вы наверняка добросовестны, методичны, предпочитаете во всем системный подход и планирование. Невысокие баллы в категории любопытный свидетельствуют о том, что вы мыслите практично, конкретно и линейно. Вы прагматик, рациональный и рассудительный. С такой комбинацией черт вам не составит особого труда разделить стоящую перед командой задачу на серию небольших подзадач, определить срочность и важность каждой из них и оценить время, требующееся для их выполнения.

Пятиминутные упражнения на развитие навыка

Следующие упражнения улучшат вашу способность выбирать приоритеты.

Разбивайте проекты на задачи

Конечно, новые проекты приходится начинать не каждый день, но вы можете привыкнуть разбивать свои ежедневные задачи на шаги, их составляющие, используя это упражнение. Выберите из списка дел задачу и запишите два-три действия, которые нужно предпринять, чтобы задача была выполнена. Предположим, вам сегодня нужно подготовить презентацию. Предстоит сделать два шага: создать слайды и написать заметки для докладчика.

Разграничивайте текущие задачи по степени важности

Вы можете приучить себя к такому подходу, начиная каждый рабочий день с этого простого упражнения. Сядьте за стол, запишите две или три наиболее важные задачи, которые следует выполнить сегодня. И выполняйте их в первую очередь.

Выделите соответствующее время на выполнение работы

Эта поведенческая микромодель требует от вас точной оценки времени, необходимого для выполнения конкретной задачи. Без этого трудно планировать свою работу и завершать ее в срок. Развить такую привычку поможет следующее упражнение. Добавив новую задачу в список дел, оцените время, которое, по вашим подсчетам, займет ее выполнение, и запишите его здесь же. Например, вам надо разослать сотрудникам письмо, информирующее их о новом клиентском проекте. Вы сочли, что подготовка займет тридцать минут, — запишите это.

Четко разъясняйте приоритеты заданий

При определении приоритетов проектов и задач обосновывайте свое решение, чтобы и вам, и членам команды был понятен выбор. Используйте следующее упражнение. После того как вы опишете проект (по электронной почте, в разговоре, на рабочей встрече), кратко объясните: «Он является для нас приоритетным, потому что…» Например, потому, что связан с самым крупным клиентом.

Навык: планирование и организация работы

Для успешного освоения этого навыка требуется определять, какие ресурсы нужны для достижения конкретной цели и какие есть в вашем распоряжении, а также планировать, кто, что и когда должен выполнять. Итак, какие же поведенческие модели используют эффективные управленцы, уже овладевшие навыком планирования и организации работы?

1. Создание так называемого генерального плана, распределяющего обязанности внутри команды: кто, что и в какие сроки должен делать.

2. Учет всех ресурсов, которые потребуются на каждом этапе работы: финансовых, людских, материальных.

3. Творческий подход к использованию имеющихся ресурсов, который позволит оставаться в рамках бюджета, выделенного на проект.

4. Отслеживание деятельности отдельных участников и групп, работающих над проектом, обычно с помощью системы показателей и регулярных проверок.

Чем важен навык