Привычки лидера. Самые важные навыки за несколько минут в день

Безупречное выполнение проекта требует от вас как от лидера сильных навыков планирования и организации работы. Необходимо четко представлять, кто и что будет делать и какие ресурсы понадобятся каждому сотруднику. Это залог вашего успеха. Планирование и организация позволяют эффективно координировать усилия всех участников и гарантируют, что все они хорошо понимают свои обязанности.

Также эти навыки имеют решающее значение при создании подотчетности вашей команды и помогают повысить эффективность компании в целом. При четко поставленных сроках и задачах сотрудники знают объем своей работы и время, в которое они должны уложиться. Контроль с вашей стороны и отслеживание результатов деятельности с помощью отчетов, схем, показателей и периодических проверок приучают их к личной ответственности. С планом вы лучше координируете деятельность сотрудников и команд, избегаете несогласованности и потерь производительности.

Контрольные признаки, указывающие на необходимость проработки навыка

• Вы не хотите постоянно делать все в последнюю минуту.

• Вы готовитесь к отчету или важной встрече, которая должна состояться завтра, накануне ночью.

• Ваши сотрудники не понимают, кто за что отвечает, и регулярно нарушают сроки.

• Вашей команде не хватает ответственности.

• Вашей работе не хватает организованности и четкой структуры.

• Вам постоянно кажется, что имеющихся ресурсов недостаточно для достижения цели.

Черты характера, соответствующие навыку

Высокий балл в тесте на психотип личности в категории организованный свидетельствует, что вы методичны, прилежны, склонны во всем к системе. Высокая амбициозность говорит об уверенности и решительности. Вам свойственны умение структурировать реальность и брать в собственные руки инициативу по планированию. При подобной комбинации черт характера вы, вероятно, получите удовлетворение, компонуя фрагменты плана проекта, определяя потенциальные ресурсы и устанавливая критерии для отслеживания хода процесса.

Пятиминутные упражнения на развитие навыка

Упражнение поможет развить и отточить ваши способности к планированию и организации работы.

Создание проектного плана

Даже если нет необходимости ежедневно писать новый проектный план, это упражнение можно использовать, чтобы привыкнуть к определению задач и установке сроков. Например, уточняйте планы коллег и намечайте сроки исполнения. Обсудив с сотрудником работу по проекту, обязательно поинтересуйтесь, что именно он собирается делать и в какие сроки планирует уложиться. Затем запишите его ответ. Предположим, вы обсуждали рекламную кампанию нового продукта, и коллега обязуется подготовить брошюру к 20 сентября текущего года.

Определите необходимые ресурсы

Эта микромодель поведения связана с необходимостью понять, кто и что понадобится для выполнения любой намеченной задачи. Используйте следующее упражнение: запишите два-три ресурса, необходимых вам для выполнения задачи (люди, деньги, материалы). Например, для составления контракта с клиентом вам нужны юрист, образец соглашения и компьютер.

Творческий подход к имеющимся ресурсам

Оптимизация бюджета и перераспределение средств внутри проекта — один из навыков эффективного лидера. Это упражнение поможет построить навык, который очень пригодится, когда покажется, что вам не хватает средств для осуществления проекта. Увидев, что вы нуждаетесь в ресурсе, которого нет в наличии, спросите себя: «Как я могу использовать имеющиеся ресурсы, чтобы достичь того же результата?». Запишите свой ответ. Например, вы не умеете составлять сводные таблицы в Excel и, конечно же, можете обратиться за поддержкой в IT-отдел. А можете просто найти в интернете, как этому научиться.

Отслеживайте прогресс с помощью системы критериев

Возьмите за правило в конце каждого рабочего дня фиксировать собственный прогресс с помощью этого упражнения. Завершив последнюю задачу, откройте свой список дел и отметьте, какой процент каждой из сегодняшних задач вам удалось выполнить. Допустим, сегодня вы успели переговорить с 50 % сотрудников о новации, которую компания планирует ввести со следующего месяца, а также распланировали на 25 % бюджет проекта.

Навык: делегирование ответственности

Принцип распределения ответственности прост: задания по проекту, которые вы раздаете подчиненным, должны быть хронологически определенными, то есть иметь четкие начало и конец. Также они должны соответствовать квалификации, способностям и интересам исполнителя. В рамках нашего исследования были выявлены следующие поведенческие модели, подходящие для этого лидерского навыка:

1. Предварительная оценка квалификации сотрудника, проясняющая его способность справиться с порученным заданием.

2. Стремление учесть интересы сотрудника, чтобы человек получал удовлетворение от работы по проекту.