Продуктивная лентяйка. Как не делать лишнего и все успевать

Мы должны исключить из процесса мышление. «Автопилот» является залогом эффективности любой системы, и планирование – не исключение. У нас есть краткосрочная рабочая память, позволяющая нам фокусироваться на нужной информации, но эта память ограничена.

Когда наша голова забита сразу всеми делами, они занимают много ментального пространства. Пространства, предназначенного для выполнения задач, а не для стресса или переживаний о том, чтобы не забыть о задаче!

Исследования показывают, что отвлекающие мысли ухудшают работоспособность, а рассеивание внимания, как и принятие решений, вызывает умственную усталость.

Использование мозга в качестве гигантской картотеки информации неэффективно. Задачи нужно фильтровать. Фильтрация задач чем-то напоминает процесс «прочистки мозгов», когда мы просто излагаем на бумаге свои мысли.

Первый из пяти этапов планирования заключается в создании общей картины того, чего мы хотим достичь в ближайшие семь дней. По воскресеньям я провожу фильтрацию домашних дел, а по понедельникам – рабочих. Я специально разделила эти сферы, чтобы разграничить их в своей голове.

Фильтрацию задач можно выполнять самостоятельно или вместе с командой. Большинство из нас знает, что такое самостоятельное планирование, поэтому я расскажу вам о том, как мы всей семьей выполняем командную фильтрацию домашних дел.

Каждое воскресенье у нас есть автоматизированная рутина «командное планирование». Дело в том, что мы называем свою семью Командой Далтон. Мы завели эту традицию давно, когда наши дети были еще совсем маленькими, чтобы формировать у них чувство общности. И мы вместе работаем над осуществлением наших общих целей, планов и задач, а командное планирование этому способствует.

Итак, мы вчетвером усаживаемся за круглый кухонный стол и продумываем все, что нам нужно сделать или организовать на предстоящей неделе: домашние задания, хозяйственные дела, приготовление еды, занятия спортом и так далее. Такой список можно составлять на чистом листе бумаге, но я использую еженедельник Weekly Kickstart. В нем есть место и для «свалки мыслей», и для расписанных по времени дел (таких как визит к стоматологу или посещение бассейна). Затем я систематизирую все записи, делаю общий список дел на неделю и помещаю его на видном месте в кухне.

Как я уже сказала, мы считаем себя командой и несем ответственность за общий результат. Моя семья знает, что надо самим заглядывать в календарь. Они не спрашивают меня, что следует делать (когда и куда собраться, какую выполнить работу и так далее), а мне не приходится тратить драгоценную умственную энергию на напоминания. Мы применяли эту систему даже тогда, когда наши дети были маленькими и не умели читать. Я просто использовала стикеры, рисунки и цифровой будильник. Я стремлюсь научить своих маленьких птичек летать, а это один из способов, который применяю.

Первый этап планирования не только облегчает жизнь, но и может стать чем-то вроде замечательной традиции.

Ким, одна из участниц моей группы в Facebook, переживает напряженный период в своей жизни. Она работает над дипломом, а недавно решилась на крупные перемены в своей жизни, связанные с переездом. Вот ее комментарий:

Я превратила недельное планирование в ритуал. За чашкой ароматного кофе я просматриваю свои цели и думаю о том, что можно сделать для их достижения. Возможно, послушать какой-нибудь подкаст или перечитать свои записи и отобрать какие-то практические идеи. Так мне проще фокусироваться.

Планирование не должно быть в тягость, его можно превратить в очень приятное и значимое событие недели.

ПРОДУМАЙТЕ

Чего не следует делать при еженедельном планировании, так это составлять ежедневные списки дел. Одна из самых больших ошибок, которую я часто наблюдаю, – это планирование всей недели за один присест. Люди продумывают, что они будут делать в пятницу днем, хотя до этого еще целых пять дней. Они выполняют фильтрацию, но опускают этап продумывания.

Для максимального эффекта нужно продумывать планы на каждый предстоящий день. Это и есть секрет их достижимости. Почему? Потому что день на день не приходится. Предположим, что в понедельник вы прекрасно себя чувствуете и прекрасно управляетесь с делами. А вторник начинается с того, что в три часа ночи вас будит ребенок, у которого разыгралась аллергия на пыльцу, и вы до утра пытаетесь ее облегчить. В результате весь день ходите с ватной головой и, по сути, ничего не делаете.