Продуктивная лентяйка. Как не делать лишнего и все успевать

У нас всегда будут срочные, но несущественные задачи, и мы не должны позволять им управлять нами. Мы должны управлять ими и своим временем. Помните, что вы – хозяин своего времени, даже если сами так не считаете. Как сказал Грег МакКеон, «научитесь расставлять приоритеты в своей жизни. Или за вас это сделает кто-то другой».

Одна из моих любимых систем создания свободного времени и пространства называется «группировка». Это сознательное объединение похожих видов деятельности для сознательной оптимизации времени, энергии и внимания. Вы заметили, какое слово я дважды использовала в данном определении? Группировка задач – это сознательная работа. А если мы работаем сознательно, то фокусируемся на главном.

Группировка эффективна и в отношении несущественных задач, потому что тогда мы одним махом разбираемся с этими отвлекающими факторами, что позволяет нам сосредоточиться на своих приоритетах. Другими словами, мы не отвлекаемся то и дело на уборку мусора, а занимаемся ей в специально отведенное время. Поясню, что я имею в виду: выделяя для важной работы больше сфокусированного времени, мы за день успеваем больше.

Одна из слушательниц моего подкаста, Виннила из Малайзии, работает на полную ставку и совмещает роли жены, мамы, сотрудницы, невестки и тому подобного, что вызывает у нее ощущение «голова кругом». Но, научившись группировать повседневные дела, она стала намного больше успевать. «У меня наконец появилось время на СЕБЯ. Я так счастлива!» – поделилась она своим достижением.

Задачи, как важные, так и несущественные, можно группировать по двум признакам:

ПО ДЕЙСТВИЯМ: схожие, повторяющиеся задачи вроде телефонных звонков, проверки почты, чтения, упаковки продуктов.

ПО СОДЕРЖАНИЮ: приготовление обеда, уборка, написание постов для блога.

Когда задачи сгруппированы, нужно выделить для них блоки времени. Я называю эти блоки времени «контейнерами». Так мне проще представить, где я работаю и когда мне пора уходить. Структуры с четкими границами – это ключ.

Группировка задач позволяет соотнести свой график с ультрадианными ритмами и эффективно использовать свою энергию. Чтобы вникнуть в задачу, мозгу требуется больше двадцати минут. Группируя задачи, мы экономим и время, и силы, и внимание. Это уже похоже на эффективность, верно?

ПРОЯВИТЕ ОСТОРОЖНОСТЬ

На протяжении восьми глав я умоляла вас не заполнять весь свой день делами, но сейчас собираюсь сказать обратное. Я предупреждаю вас об этом, чтобы вы не подумали, что я сама себе противоречу, просто следите за моими объяснениями. Готовы?

Итак, я призываю вас полностью расписывать свой день. Делайте это с утра, во время этапа продумывания: ранжируйте задачи по степени важности, группируйте их, распределяйте свое время. Планируя время на работу и отдых, учитывайте свой ультрадианный ритм.

Зачем это нужно делать? Затем, что первыми должны заполнять свой календарь мы, иначе его заполнят другие.

Сначала мы должны выделить время на свои приоритеты, а уж потом предоставлять к нему доступ окружающим. Это помогает установить границы и позволяет сжигать корабли, как это делал Архимед. Начинайте день с планирования блоков рабочего времени и перерывов на отдых.

Наиболее приоритетные дела и задачи должны получить львиную долю вашего времени, поэтому внесите их в свое расписание первыми. Это те блоки времени, которые не подлежат обсуждению, рассматривайте их как заранее оговоренные встречи, вы же не отменяете визит к врачу и не опаздываете на тридцать минут, верно? Считайте их «встречами» с собой и своими целями.

Подсказка: не планируйте блоки впритык; делайте между ними «буферы», то есть время на передышку, размышления и непредвиденные обстоятельства. Это можно сравнить с ездой за рулем, во время которой мы не упираемся бампером в хвост идущего впереди автомобиля (по крайней мере, я на это надеюсь). Мы сохраняем определенную дистанцию на случай резкого торможения или других маневров.

Создание «буферов» дает нам гибкость быть проактивными. А создать их очень просто – увеличьте планируемое время на 50 процентов. Так, если дорога до стадиона занимает у вас десять минут, выходите из дому за пятнадцать минут до тренировки. Это избавит вас от спешки и ненужного стресса, а если вы придете раньше, можете потратить это время на то, что вас радует, например почитать книгу или позвонить маме. Я обычно использую такие «форточки» для фокусированного общения с детьми – никаких отвлекающих факторов. Просто удивительно, насколько глубоким может быть взаимодействие, когда мы абстрагируемся от всего остального.

«Буферы» также дают нам гибкость, необходимую для поддержания работоспособности наших систем. Помните, в предыдущей главе я рассказывала о своей автоматизированной рутине стирки? Днем стирки у нас был вторник, а знаете, когда мои дети развешивали постиранную одежду? В среду. И это тоже была автоматизированная рутина.