Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Лично у меня есть немало проектов, попадающих в каждую категорию из ABCDE. «А» у меня подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.

Для начала размышлений о системе организации проектов возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть!) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более широкой и глубокой, чем написано в служебной инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Пока не задумывайтесь над мелкими деталями своего списка проектов. Не задумывайтесь над тем, каким должен быть порядок и нумерация. Мы вернемся к этому, когда в конце главы будем выполнять упражнение.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о том, что вам нужно сделать. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные их проекты оставались совершенно неструктурированными. В результате люди относились к своим проектам точно так же, как к обычным действиям. Они объединяли проекты и действия в стандартном списке дел, где числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять. Чтение такого списка – дело утомительное. Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия! Именно для таких задач и предназначен ваш главный список действий.

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «начальник». Кроме того, такие списки помогают отделить процесс размышлений от процесса действий. Приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли очень быстро получить только самую необходимую информацию и так же быстро принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в очередной период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, – действия, которые предусматривают общение с ближайшими коллегами, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них систему, которая будет максимально эффективна для вас.

Ваш основной список действий может быть сложным или простым – по вашему выбору. Он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.