Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.

Список проектов генерирует действия. Каждый проект включает одно или несколько текущих действий. По мере развития проектов будут возникать новые действия, которые мы занесем в основной список действий, готовый к завершению.

Название проекта

Размышляя об организации и названии своих проектов, следует ясно представлять себе успешный результат. Попробуйте ответить на следующие вопросы:

✓ Какой результат я могу считать успешным?

✓ Как я смогу определить, что достиг его?

Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название. Попробуйте называть проекты так, чтобы в их названии отражался критерий достижения цели. Вместо того чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».

Организация списка проектов

Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает список более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Группировать и организовывать проекты можно так, как вам захочется.

Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:

^Работа

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Дом

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:

^{Работа – Продажи}

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

^{Работа – Коллеги}

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

^{Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет}

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т. п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.

Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:

К1 – написание

К2 – редактирование

К3 – гранки

К4 – графический дизайн

К5 – интернет-сайт

К6 – маркетинг и реклама

К7 – выпуск в свет

Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз буквы «Л».

Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта

Л – посещение родственников в Брайтоне в июне

Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)

Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:

A = Acquire(Приобретение)

B = Broker(Брокер)

C = Contract(Контракт)

D = Deliver(Исполнение)

E = Extract Payment(Оплата)