Читаем Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело полностью

Microsoft Word распространен почти так же, как бумага с ручкой. Многие люди с удовольствием используют этот текстовый редактор для составления списков, перемещения блоков текста по странице и т. п. Этот редактор позволяет вставлять таблицы, менять шрифты, размер букв и выполнять другие операции. Ваш основной список действий, составленный в Word, будет функциональным, цветным и удобным для пользования. Если хотите сохранить в одном документе все списки, расположите их в следующем порядке:

1. Ежедневный список дел

2. Основной список действий

3. Список «Ожидание»

4. Список проектов

5. Парк хороших идей



Поскольку вам необходим удобный доступ к ежедневному списку дел и основному списку действий, а остальные списки используются значительно реже, такой порядок повысит вашу продуктивность. Внимательно следите за разбиением на страницы. Сделайте линию разбиения видимой, чтобы избежать путаницы. Кроме того, советую использовать 2–3 колонки на странице, и тогда ваш основной список действий не превратится в нечитаемый документ на десять страниц!


MICROSOFT OUTLOOK, LOTUS NOTES И СХОДНЫЕ ПРОГРАММЫ

На протяжении многих лет Outlook остается для меня основным средством работы с электронной почтой, календарем и списком контактов. Я постоянно использовал эту программу для управления заданиями, и когда решил от нее отказаться, то это решение далось мне нелегко: возможности этой программы явно недооценивают! По-видимому, функцией Outlook Task пользуются редко только потому, что ее силу и гибкость трудно понять с первого взгляда. Когда я работаю с кем-либо и прошу показать мне раздел «Задания» в их Outlook, то вижу в нем первые семь заданий, полученные этим человеком при выходе на работу. Люди начинают пользоваться программой с самыми лучшими намерениями – они хотят следить за всеми своими действиями, но установки по умолчанию составляют из этих действий один длинный и нечитаемый список. Люди быстро теряют к нему интерес, потому что все важное в таком аморфном списке просто теряется. Они забывают о функции «Категории», а она позволяет делить списки на части:

Офис – проактивное внимание

Дом

Лайза – ожидание

Категории можно использовать и иным образом, создавая вложенные списки разного вида. Например, для обозначения «Мест» можно использовать символ #, а для списков «Люди» – символ @. Это поможет вам сгруппировать сходные списки, что облегчит процесс управления ими. И это отличный способ создания вложенных списков – только следите за тем, чтобы доступ к самым важным из них был удобным.

Смело экспериментируйте. Не бойтесь проявить оригинальность. Списки должны удовлетворять вашим требованиям – они же, в конце концов, ваш второй мозг.


EXCEL

Если вы хорошо знакомы с этой программой, то понимаете, что это отличный способ хранения списков. Я видел очень удачные варианты списков в Excel, где для разных списков и мест были составлены разные таблицы. Не менее удачными были и списки, где вся информация располагалась на одной странице, а далее использовались фильтры, которые позволяли выбирать список проектов, основной список действий или ежедневный список дел.


КАРТОТЕКА: «КАРМАННЫЙ КОМПЬЮТЕР ХИПСТЕРА»

Американский специалист по эффективности Мерлин Манн придумал термин «карманный компьютер Хипстера», которым он назвал набор простых карточек, которыми ораторы пользуются во время публичных выступлений. Списки, составленные подобным образом, компактны, легкодоступны и удобны в обращении. Используйте для каждого списка свои карточки. К сожалению, сортировать информацию на карточках, как и при работе с блокнотами и бумажными документами, сложнее, чем в Outlook, но зато все необходимое всегда у вас под рукой. А когда какая-нибудь карточка окончательно истреплется, вы всегда можете ее просто заменить.


ИНТЕРНЕТ-ПРИЛОЖЕНИЯ

Пожалуй, самое удобное и функциональное место для хранения списков – это специальная программа из Интернета. У подобного программного обеспечения есть ряд преимуществ. Во-первых, эти программы специально разработаны для управления списками. В хороших программах предусмотрено множество функций, которые облегчают работу с вложенными списками «Место», «Внимание» и «Люди». Кроме категорий основного списка действий, вы можете группировать те же действия по проектам, что позволяет хранить в одном и том же месте список проектов и основной список действий – достаточно лишь сменить фильтры, и вы увидите именно то, что вам нужно в данный момент.

Перейти на страницу:

Все книги серии Бизнес. Director's Choice

Озарение. Как выйти за границы привычного и увидеть в переменах новые возможности для бизнеса
Озарение. Как выйти за границы привычного и увидеть в переменах новые возможности для бизнеса

Раньше большая рыба ела маленькую. Теперь выживает не самая крупная, а самая быстрая особь. Ваш бизнес не выживет без инноваций. Технологии, которые работают сегодня, завтра устареют. Вам нужно быть на несколько шагов впереди конкурентов. Замечать то, что не очевидно. Развиваться там, где другие не видят потенциала. Нужны озарения! И хотя кажется, что гениальные идеи – удел гениев, вы вполне можете превратить инновационное мышление в свой навык благодаря 7-ступенчатой программе Даниэля Бурруса, изложенной в книге «Озарение».О том, как приобрести другие важные навыки для успеха – «Управление приоритетами» и «Влияние», – читайте в книгах «Начни с главного!..» и «Психология влияния» из серии «Бизнес. DIRECTOR'S CHOICE».

Даниэль Буррус , Джон Дэвид Манн

Деловая литература
Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Тайм-менеджмент умер. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Мы работаем над несколькими проектами одновременно. 7 дней в неделю 24 часа в сутки мы на связи. Нас атакуют новости, новые инструкции, регламенты, отчеты. Зачастую в шесть вечера мы обнаруживаем, что в нашем списке дел не вычеркнут ни один пункт, и задумываемся, на что же ушел весь день?Настало время думать по-новому. Работать, как Продуктивный Ниндзя.Ниндзя относится к электронной почте безжалостно и оригинально. Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы избежать бесполезных встреч и поручений. Он энергичен, сосредоточен и невозмутим в самых стрессовых ситуациях. Ниндзя работает с абсолютной увлеченностью.В своей книге Грэм Олкотт, основатель успешной тренинговой компании, учит навыкам Продуктивного Ниндзя, овладев которыми вы сможете достичь максимальных результатов в работе – без дополнительных усилий, без переработки, а лишь за счет умного подхода к своим целям, обязанностям и возможностям.

Грем Олкотт

Деловая литература

Похожие книги

Практика управления человеческими ресурсами
Практика управления человеческими ресурсами

В книге всемирно известного ученого дан подробный обзор теоретических и практических основ управления человеческими ресурсами. В числе прочих рассмотрены такие вопросы, как процесс управления ЧР; работа и занятость; организационное поведение; обеспечение организации управления трудовыми ресурсами; управление показателями труда; вознаграждение.В десятом издании материал многих глав переработан и дополнен. Это обусловлено значительным развитием УЧР: созданием теории и практики управления человеческим капиталом, повышенным вниманием к роли работников «передней линии», к вопросам разработки и внедрения стратегий УЧР, к обучению и развитию персонала. Все эти темы рассмотрены в новых или существенно переработанных главах. Также в книге приведено много реальных примеров из практики бизнеса.Адресовано слушателям программ МВА, аспирантам, студентам старших курсов, обучающимся по управленческим специальностям, а также профессиональным менеджерам и специалистам по управлению человеческими ресурсами.

Майкл Армстронг

Деловая литература / Деловая литература / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес