Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Как любое золотое правило, этот принцип кажется простым и даже, на первый взгляд, очевидным. Однако на деле им пользуются редко – потому что это нелегко. Нам хочется уделить все свое внимание самому совещанию: какой должна быть повестка, как построить весь процесс и т. п. На самом деле гораздо важнее найти правильное место, подготовить персонал и все точно организовать. Чтобы совещание действительно принесло плоды, надо внимательно проследить за всем, что произойдет после.

40 % – подготовка

Правильно готовьте совещания – я имею в виду, по-настоящему правильно! Только тогда вам удастся добиться настоящей магии. Вы должны продумать все аспекты подготовки, и я уверен: это займет у вас гораздо больше времени, чем вы ожидали. Конечно, следует напечатать повестку дня, обеспечить все необходимые документы и информационные материалы. Очень важно позаботиться о печенье! Но еще важнее задолго до начала совещания все продумать самым тщательным образом. Главная задача – не в том, чтобы потратить на совещание минимум внимания и времени. Главное – получить максимальную отдачу от своих вложений. И вот несколько ситуаций, в которых хорошая подготовка приносит прекрасные плоды.

С САМОГО НАЧАЛА ПРЕДСТАВЛЯЙТЕ КОНЕЧНЫЕ ЦЕЛИ

Вот еще один пример того, насколько полезно быстрое принятие решений. Не ждите середины совещания, чтобы понять, каким должен быть результат. Начинайте сразу же. Вы должны знать конечную цель. Ее можно даже включить в повестку дня. А поскольку вести совещание будете вы, то можете сказать о ней во вступительном слове. Вот пример, как это можно сделать:

«В конце совещания мы согласуем четкий план и распределение обязанностей, чтобы можно было получить десять новых клиентов к концу марта».

Более оригинальный метод истинного ниндзя: начните совещание с ответа на свой вопрос, а не с одного лишь вопроса. Благодаря этому совещание превратится в более сосредоточенный обмен идеями. Например, если вы собрались, чтобы согласовать бюджет, пусть кто-нибудь еще до начала представит черновой вариант, чтобы вам было что обсудить и о чем поспорить. Такой черновик задаст общее направление.

СОСТОЯНИЕ ПОТОКА

Планируя совещание, воспринимайте его как путешествие. Продумайте, где могут возникнуть проблемы. Продумайте, в какой момент участникам захочется отдохнуть или размять ноги – предложите наилучший вариант. Хорошие совещания всегда производят впечатление путешествия. Большинство совещаний начинается с вводной части: знакомства друг с другом, оглашения темы и результатов, которых желательно было бы добиться. Средняя часть – основная: дискуссия, вопросы, ответы, начало соглашений. В конце совещания следует положить конец всем дискуссиям и прийти к решениям. Нужно определить необходимые действия и согласовать последующие практические шаги. Эти границы легко размываются, если у вас нет качественных «маркеров», их обозначающих.

ОБСУЖДАЙТЕ СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ ПРЯМО ПЕРЕД ПЕРЕРЫВОМ НА КОФЕ ИЛИ ОБЕДОМ

Лучший способ эффективно управлять потоком – стратегически использовать естественные перерывы: перерыв на кофе, перерыв на обед, заранее оговоренные перерывы. Составляя повестку дня, я всегда стараюсь поставить вопросы, обсуждение которых может стать накаленным, прямо перед перерывом на кофе – а еще лучше перед обедом. Это означает, что внимание и коллективный энтузиазм участников, направленный на конфликт, будет перенаправлен на кофе, вкусные сэндвичи и пироги. Человек, который оттягивает обед – из принципа! – должен быть очень смелым. Если вы почувствовали, что атмосфера накаляется, лучше сделать небольшой перерыв, чтобы все успокоились и не переносили свое раздражение на другие пункты повестки дня.

ОТВЕДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ «МАНЕВРА»

Порой во время совещаний трудности и осложнения возникают в самые неожиданные моменты, предсказать которые невозможно. Не пытайтесь угадать, когда такое может случится, а просто чуть-чуть отведите на пару пунктов повестки дня ближе к концу совещания чуть больше времени, чем требуется. Это даст вам возможность для маневра, если из-за неожиданных обстоятельств обсуждение затянется. Здесь и потребуется ваш секретный запас времени. Но никогда не говорите об этом другим участникам совещания – даже тем, кому полностью доверяете. Иначе это станет уже их секретным запасом, и они почувствуют себя вправе распоряжаться им по собственному усмотрению. Используйте уловки истинного ниндзя и маскировку.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ