Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Тщательно продумайте продолжительность совещания. Если вы – дисциплинированный председатель, то, скорее всего, сумеете закончить раньше, чем ожидали. Но вы ни в коем случае не должны прославиться, как специалист по затягиванию любых переговоров. Будьте точны и реалистичны, и в то же время стимулируйте в себе и других участниках краткость. То, что ваш Outlook Calendar делит график дня на интервалы по 30 или 60 минут, вовсе не означает, что вы не можете провести совещание за 15 или 45 минут – или даже за 21 минуту, если захотите! Это очень тонкий момент, поэтому будьте очень осторожны и тщательно все продумывайте. Дополнительные пять минут проактивного внимания, потраченные на размышления, потенциально смогут спасти массу времени других людей.

МЕСТО И ОБСТАНОВКА

Обстановка многое говорит о том, какого рода встречу вы собираетесь провести. Зал в театральном стиле с кафедрой впереди предполагает дидактический стиль, тщательные записи участников и строго определенное время для вопросов. Когда участники располагаются вокруг стола, то подразумевается некоторый уровень формальности и активное участие, но стол может послужить определенным барьером и помехой для активного слушания. Стулья, расставленные подковой, без стола напоминают групповую психотерапию: активное слушание, командная работа, достижение консенсуса и решение проблемы. Ни один метод нельзя считать правильным или неправильным – просто каждый подходит для своей ситуации и своей повестки дня. Обстановка помещения играет важную роль.

«Помещение должно сразу говорить: “Ты важен для нас”».

Нэнси Клайн

В последнее время распространилась мода проводить встречи и совещания вне офиса, в кафе. Это неудивительно – «кофейная культура» наших европейских и заокеанских друзей нынче приобрела особую популярность в Великобритании. Кафе – отличное место для встреч. Обстановка здесь неформальная, но засиживаться не стоит, поэтому разговор завязывается быстро, но оказывается непродолжительным. Кофе в больших кружках обеспечивает нас кофеином, из-за чего все говорят быстрее. Естественно, добиться результата в такой обстановке можно гораздо раньше.

СОЗДАЙТЕ НЕОБХОДИМУЮ ДЛЯ СЕБЯ КУЛЬТУРУ

Какое-то время я занимался управленческой работой, и каждую неделю мне приходилось присутствовать на совещаниях. Самое глубокое впечатление на меня произвел руководитель той организации. Он создал культуру, в которой подготовка была абсолютно необходима. Подготовлен был руководитель, поэтому и все менеджеры высшего звена тоже были подготовлены. В результате во время совещаний обсуждались точки зрения и действия, и никто не вдавался в долгие объяснения. Сами совещания длились минут сорок, а не три – четыре часа. Такая культура сложилась неслучайно: она была не просто спланирована руководителем, но еще и тщательно поддерживалась и подкреплялась. Каждый пункт повестки дня он предварял небольшим вступлением, в котором почти всегда звучала фраза: «Полагаю, все прочли документы», а затем вкратце предлагалось решение. Если кто-то не подготовился, то это был верный путь к провалу: достаточно было совершить такую ошибку – и ты безнадежно отставал от команды. На следующей неделе ты приходил уже подготовленным, прочитав все необходимое. Создайте аналогичную культуру в своей команде – и ваша жизнь станет намного проще.

20 % – само совещание

Вы тщательно подготовились и убедили других сделать то же самое. Вы даже купили хорошее печенье. Как же обеспечить эффективность самого совещания?

ПРИВЕТСТВИЕ И ВСТУПЛЕНИЕ

Если вы пригласили больше четырех-пяти человек, то на создание групповой динамики потребуется чуть больше времени. Ваша задача – сделать так, чтобы все почувствовали себя максимально комфортно. Ощущение комфорта способствует повышению активности участников совещания. В такой обстановке люди меньше боятся выставить себя в невыгодном свете. Чтобы люди почувствовали себя комфортно, старайтесь установить зрительный контакт и поговорить с каждым участником встречи сразу после его прихода. Будьте доброжелательны. Сделайте так, чтобы ваши собеседники почувствовали себя особенными. Если эта деталь кажется вам излишней, вспомните себя: вспомните, как вы чувствовали себя на разных совещаниях – и разница станет вам очевидна.

На своих совещаниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое предложение позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание группы направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.

Обычно я задаю три-четыре вопроса:

✓ Имя.

✓ Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).

✓ Причина приглашения.