Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год

На производстве это может быть ожидание ремонта неисправного оборудования, детали с предыдущей операции или сырья со склада.

В контексте личной эффективности это может быть ожидание опаздывающего на встречу контрагента, звонка или электронного сообщения с указанием дальнейших действий, данных для закрытия отчета, очередь печати на принтере…

Опасность данного вида муды состоит в том, что для заполнения «ожидания» люди часто вовлекаются в деятельность, которая несет в себе дополнительные потери. Например, «перепроизводство» или «излишняя обработка», либо просто «имитация бурной деятельности», которые не просто не создают ценности, но и потребляют дополнительные ресурсы.

Нередко «пустое» время ничем полезным заполнить не получается, т.к. речь идет буквально о секундах ожидания между полезными действиями. То есть делать что-либо толковое в эти краткие периоды в принципе не очень возможно. А суммарно потери времени за день набегают довольно значительные. Тогда приходится прибегать к более сложному, но более эффективному способу борьбы с этой мудой – разобраться с корневой причиной ожидания. И далее либо сокращать время ожидания, либо устранять саму причину ожидания.

Например, в свое время эксперты в одной из компаний под моим управлением тратили слишком много своего времени на ожидание в ходе распечатки отчетов. Проблема была не в принтерах, а в особенностях программного обеспечения, заменить или оптимизировать которое в силу ряда причин было невозможно. А время экспертов для компании стоило дорого.

Я решил проблему тем, что просто нанял «за три копейки» студента, который по вечерам приходил и тупо распечатывал отчеты, сброшенные ему экспертами. В результате личная производительность (т.е. «выработка» в натуральных показателях и деньгах) каждого из экспертов выросла более чем на 20%!

«Муда» транспортировки

В данном случае речь идет о бесполезном с точки зрения клиента перемещении оборудования и материалов в процессе производства.

Например, на заводе подобные потери возникают при перемещении полуфабрикатов между операциями, движении сырья на складе, перевозке оборудования со склада в производственное помещение и обратно, и так далее.

В офисной среде типичный пример «транспортировки» – сбор физических подписей при многоэтапном согласовании документа (например, контракта). Или поездки на встречи для решения вопросов, которые вполне можно разрулить по телефону.

В контексте личной эффективности к данному виду потерь актуальнее всего отнести время, которое ежедневно тратится на дорогу: на работу и с работы, на встречи и тому подобное.

На первый взгляд с этим видом потерь мало что можно сделать (если только не искать работу целенаправленно рядом с домом). Однако, если задуматься, вполне можно найти варианты как радикальные, так и не очень.

Так, одна моя знакомая проживала в собственной квартире, которая находилась на другом конце Москвы от места ее работы. На дорогу каждый день уходило более трех часов. Проблема была решена за счет того, что собственная квартира была сдана в аренду, а на деньги от аренды снималась другая квартира, в пяти минутах ходьбы от офиса.

Пример менее радикального решения: еще один мой хороший знакомый ездил на работу на метро, но от дома до ближайшей станции ему нужно было сравнительно долго добираться пешком. Покупка самоката позволила ему ежедневно экономить около получаса времени хотя бы в те времена года, когда на улице нет снега.

«Муда» запасов

«Запасы» в смысле потерь – это любые материалы, полуфабрикаты или готовые изделия в большем количестве, чем необходимо для осуществления процесса.

Избыток запасов потребляет деньги на его формирование, плюс требует затрат усилий и ресурсов на складирование. К тому же наличие запасов также приводит к другим видам потерь: например, к транспортировке. В бизнесе запасы считают одним из худших видов потерь – это средства, которые изъяли из оборотного капитала.

В личном контексте примерами «запасов» могут служить:

– десятки открытых на компьютере файлов и программ, якобы с целью “многозадачности” в работе: на самом деле серьезно затормаживают быстродействие системы;

– многозадачность в принципе – большой объем незавершенных дел. Когда-то тема «мультитаскинга» была крайне модной, но на сегодняшний день ее популярность на Западе уже практически сошла на нет: серьезные исследования показали, что данный подход не только не дает выигрыша в эффективности, но и приводит к целому ряду потерь;

– вещи, купленные «на будущее» (например, с расчетом на время, «когда я похудею»);

– вещи или навыки, которые приобретены, но не используются (например, так называемые импульсные» покупки). Или используются крайне редко.