Профессия "Технический писатель", или "Рыцари клавиатуры"

2. Microsoft Office и альтернативы

 Что нужно знать о Microsoft Office. Версия 2003 снята с поддержки в апреле 2014 года. Сейчас поддерживаются версии 2007 (до октября 2017 г.), 2010 (до октября 2020 г.) и 2013 (до апреля 2023 г.) (+ в настоящее время актуальны версии Microsoft Office 2008/2011 для OS X). Начиная с 2007 SP2 есть возможность работать с форматом ODT (Open Office) без конвертеров и плагинов. Office 2010 может сохранять в PDF сам по себе (не нужны виртуальные принтеры).

Бесплатные альтернативы — Open Office (сейчас принадлежит Apache, раньше Oracle, ещё раньше свободное ПО) и ответвление под названием LibreOffice (разработчики, недовольные тем, что Oracle навязывает свою волю при разработке Open Office,

пошли своим, как им кажется, более прогрессивным путём). Существенный недостаток: эти продукты не поддерживают макросы Microsoft Office, что часто является определяющим фактором при отказе от этих продуктов.

Редактировать PDF (не создавать, а редактировать) логичнее всего в Adobe Acrobat X Professional. Но чаще всего требуется лишь предоставить заказчику документ в виде PDF-файла. Для этого достаточно делать его, например, в Microsoft Office, а затем сохранить (конвертировать) в PDF. Microsoft Office 2007/2010/2013 может это делать сам. Начиная с версии 2013 Microsoft Office может редактировать PDF-файлы самостоятельно, без использования стороннего ПО. Выводить информацию в PDF-формат можно также с помощью виртуальных принтеров, например, бесплатного виртуального принтера PDFCreator.

В актуальной версии Office 2013 компания Microsoft интегрировала свой офисный пакет с облачными сервисами. В частности, улучшена совместная работа над документами с другими пользователями сервисов Microsoft, произведена интеграция с облачным хранилищем Microsoft OneDrive, добавлена возможность публикации записей в блоги непосредственно из приложений Microsoft Office и т. д.

3. Важные возможности Microsoft Word

 Microsoft Word — самый популярный инструмент для создания технической документации в России, поэтому мы решили уделить ему особое внимание. Зная и используя некоторые особенности Word, вы упростите и ускорите работу с этим инструментом, а некоторые фишки, такие как автоматическая нумерация рисунков и таблиц, помогут вам избежать ошибок и лишней работы по их устранению.

Подробные инструкции в виде уроков по использованию программы вы найдёте во встроенной справке или на сайте: http://office.microsoft.com/ru-ru/support/FX0100S6500.aspx

Здесь мы кратко расскажем о самых полезных и наиболее часто требующихся фишках MS Word.

Заголовки и оглавление

 Как ни странно, но то, что Word умеет автоматически создавать оглавление, знают не все. Для этого при написании текста заголовкам необходимо присваивать стиль требующегося уровня (Уровень 1, Уровень 2 и т.д.). После того, как все заголовки в документе оформлены соответствующим образом, достаточно нажать на кнопку Оглавление на вкладке Ссылки — и оглавление готово. Можно выбрать оформление и количество отображаемых в оглавлении уровней. При внесении изменений в документ не забывайте обновлять это поле. Также при присваивании стилей заголовков в документе мы получаем следующие преимущества: все заголовки в документе оформлены в едином стиле; на панели навигации мы получаем структуру документа, по которой удобно перемещаться во время работы с документом (вызывается нажатием Ctrl + F).

Перекрёстные ссылки на рисунки, таблицы и т.д.

 Если создаётся большой документ, в котором есть таблицы, рисунки и формулы, то вручную их нумеровать неудобно, при любых изменениях нумерация сбивается. Ссылки в тексте на объекты при изменениях тоже собьются. Чтобы избежать ручных исправлений, используются перекрёстные ссылки. Итак, перекрёстные ссылки позволяют автоматически присваивать и обновлять нумерацию рисунков, таблиц, формул и т. д. После любых изменений, как и при работе с оглавлением, необходимо обновить все поля. Для этого нужно выделить весь документ (Ctrl + А), кликнуть правой кнопкой мыши в любом месте, нажать Обновить поле.

Работа с рисунками

 В Word есть функции для работы со скриншотами. Сделав скриншот кнопкой PrtSc, вы можете сразу вставить его в документ и обрезать его до нужного размера, а также нанести пометки на рисунок без использования других программ. Но если скриншоты будут потом использоваться в web, то лучше сразу сохранить их в формате PNG с помощью любой другой программы для работы с графикой.

Примечание: если нужно сделать скриншот конкретного активного окна полностью, то самый простой способ сделать это — с помощью сочетания Alt + PrtSc.

Горячие клавиши