Протокол и этикет дипломатического и делового общения

В предыдущем параграфе было показано значение смысловой части любого вида официальной деловой корреспонденции. Не менее важны и содержание, существо любого частного письма, ибо для переписки в такой же мере верен принцип «встречают по одежке», как и для личного общения. Знакомясь с письмом даже неизвестно-го человека, вы невольно формируете для себя его образ, составляете достаточно четкое представление об интеллекте, уровне образования и культуры, организованности. Вместе с тем и сама «одежка» (обилие опечаток или отсутствие таковых, расположение текста, качество бумаги, используемые формулы вежливости и др.) поможет утвердиться во мнении об отправителе письма. Наличие надлежащей, привычной для большинства деловых людей «светской формалистики», несомненно, сослужит добрую службу, произведет благоприятное впечатление, поможет открыть нужную дверь. Равенство, уважение и корректность — вот, пожалуй, «три кита», на которых должны строиться отношения между отправителем и получателем деловой корреспонденции.

Родиной этикета составления делового письма, прочно вошедшего в современное международное общение, принято считать Англию. Сложившись полтора века назад, формальные правила переписки, внешняя атрибутика корреспонденции практически остались неизменными.

В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит, как правило, следующим образом:

Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.

Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило, в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.

Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма.

Обращение включает в себя имя, иногда фамилию со словами «Уважаемый господин» или указание официального поста или принятого титула («Уважаемый господин Президент», «Ваше Превосходительство» и др.). Оно располагается немного отступив вниз от адреса получателя и начинается, как правило, на той же вертикали, что и текст письма. В отличие от принятого в русском языке восклицательного знака, после обращения при написании на иностранных языках принято ставить запятую или двоеточие.

Текст письма всегда начинается с красной строки и с заглавной буквы (несмотря на то, что следует после запятой или двоеточия).

Комплимент (заключительная формула вежливости), завершающий письмо, выбирается с учетом адресата и характера переписки. Примеры: «Примите, господин Президент (воспроизводится чаще всего титул, содержащийся в обращении) уверения в моем весьма высоком уважении», «искренне Ваш», «Ваш» и др.

Подпись, удостоверяющая письмо, помещается, естественно в самом конце его.

При оформлении корреспонденции принято придерживаться также следующих правил:

Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на лицевой стороне. Внешний вид бланка является своего рода визитной карточкой учреждения; к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью.

Если письмо переходит на следующую страницу, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over», «с.о.»).

Каждая страница (кроме первой) нумеруется арабскими цифрами.

При печатании письма на машинке ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала; обращение к адресату пишется без абзаца. Абзацы отделяются друг от друга 2–3 интервалами.

В письме не должно быть каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т. д. Все это допустимо на 2-м или 3-м «деловых» экземплярах письма.

Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные послания желательно не сгибать, а направлять в больших плотных конвертах; менее официальные можно складывать. Конверты должны быть соответствующего размера.

При отправке поздравительных открыток следует помнить о том, что ставить только подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк подобающего случаю текста.

В высшей степени желательно избегать опечаток в деловой переписке. Но если все же необходимо внести поправки, то делать это надо с помощью специальной корректирующей бумаги или жидкости — флюида (разного рода подчистки с помощью ластика или лезвия неприемлемы для современного письменного этикета).