Протокол и этикет дипломатического и делового общения

Современный ритм жизни, развитие принтерных систем приводят к тому, что печатные тексты все чаще применяются в полуофициальной и частной переписке. Несмотря на многие очевидные преимущества такого способа общения (нет нужды, в частности, переживать из-за неразборчивости почерка), следует все же порекомендовать не пренебрегать «дедовскими способами» — пером и чернилами. Печатные тексты неизбежно придают контактам налет официальности, не дают возможности проявиться «личностным» особенностям авторов писем. В то же время написанное от руки послание как бы несет в себе тепло души, помогает сформировать о человеке благоприятное впечатление, создает климат доверительности и уважения. Эти очевидные плюсы явно перевешивают возможные в рукописном материале орфографические и стилистические погрешности. При всех условиях не принято печатать письма, в которых выражаются соболезнование, благодарность, содержатся поздравления с какими-либо событиями в личной жизни.

Определенные трудности возникают иногда при определении пола корреспондента, когда вам известна только его фамилия. В некоторых случаях в ней самой содержится и подсказка. В Исландии, например, фамилия женщины образуется из имени отца и добавления слова «dottir» (дочь), фамилия мужчины — путем добавления «sson» (сын); в странах арабского Востока в длинном ряду имен предков, образующем фамилию, выделяются (разумеется, при знании этой традиции) нужные слова «ибн» (сын) и «бинт» (дочь). Если у адресата имеются специальные звания или титулы, также можно избежать ошибки при употреблении в обращении слов «господин» или «госпожа». Они вполне заменимы на «доктор», «профессор», «генерал» и т. п. Ну и, соответственно, при первичном обмене письмами, чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола желательно в подписи указать свое имя полностью.

Если после написания письма возникает неотложная необходимость сообщить о событиях, которые произошли позже, то ставятся заглавные латинские буквы P.S. (постскриптум — после написанного) и дописывается необходимая информация. Постскриптум, как правило, не подписывается; в конце его автор ставит свои инициалы. Злоупотреблять этой формой в деловой переписке не принято.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то они перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение». Указание на рассылку копий занимает отдельную строку под приложением. Оно появляется при необходимости направить письмо по нескольким адресам и намерении его автора проинформировать об этом основного адресата.

Важным видом деловой переписки являются телеграммы, породившие особый телеграфный стиль изложения, характерная черта которого состоит в максимальной краткости текста, отказе от обращения (ведь имя получателя указано в адресе), комплимента и ряда других элементов официальной атрибутики. Однако сказанное не догма, и в телеграмме близкому или уважаемому человеку не зазорно воздержаться от излишних сокращений.

В телексах (от англ. слова telex = teletypewriter + exchange — «телетайпный обмен») используются основные реквизиты традиционной корреспонденции (обращения, заключительная форма вежливости), обязательно указывается дата. Однако по краткости смысловой части текста этот вид переписки приближается к телеграфному.

Специальный аппарат телефакс (факс) (от англ. слова fax — сокращение от facsimile) дает возможность передать идентичную копию (тоже называются факсом) любого делового письма, документа и т. п. Поэтому и воспроизводится атрибутика, присущая соответствующим формам переписки.

В последние годы в США, Японии и Европе все большее распространение получает передача информации по компьютерным каналам, когда соответствующий аппарат, как и телефакс, подключается к телефонной сети, а распечатывает информацию после декодирования принтер.

В заключение — о принятых повсеместно сроках ответов на получаемые обращения. Так, на телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения трех дней; на письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ВИЗИТЫ И ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ. МЕЖДУНАРОДНАЯ ВЕЖЛИВОСТЬ

§ 25. Классификация визитов