PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Оптимизация закупок осуществляется за счет разработки специального положения о закупках, внедрения эффективного документооборота, создания базы данных поставщиков и утверждения строгих корпоративных процедур.

Оптимизация закупок – переход на совершенно новый уровень взаимоотношений с поставщиками. Она предполагает постановку четких целей, а также повышенное внимание к качеству товара, цене и срокам поставки.

После внедрения и проведения снабженческой оптимизации, безусловно, важно измерить ее эффективность, чтобы при необходимости скорректировать конкретные элементы стратегии.

Не стоит забывать и про более тесное взаимодействие с финансовым отделом, высшим руководством и другими ключевыми сотрудниками компании. Установив ключевые показатели эффективности и согласовав их с топ-менеджментом, вы обеспечите себе не только поддержку, но и необходимый рычаг для успешного внедрения стратегии оптимизации. А упомянутый выше план мероприятий позволит вам отслеживать и измерять результаты от запуска до завершения процесса оптимизации.

09 Как осуществить трансформацию закупок?

Трансформация начинается с комплексной оценки текущего состояния.

В профессиональной литературе все чаще встречается термин «трансформация закупок», который пришел на смену более привычным нам понятиям «преобразование» и «нововведение». Кто-то даже говорил о снабженческой революции, подразумевая глобальные преобразования закупочной деятельности.

Рассмотрим суть процесса трансформации закупок, аргументы за и против ее реализации. Сразу отмечу, что поддерживаю идею совершенствования закупочной деятельности, поскольку без серьезных изменений всего закупочного блока нельзя ожидать качественного изменения финансовых показателей компании.

Итак, если вы намерены заняться трансформацией закупок, перед началом процесса преобразований рекомендую сделать следующее.

Во-первых, обратить внимание на ваш персонал. Устоявшаяся фраза «кадры решают все» не потеряла своей актуальности. В моей закупочной практике перед началом любых структурных преобразований руководство компании проводило анализ эффективности и квалификации действующего коллектива закупщиков. При несоответствии персонала требованиям компании и невозможности провести необходимое обучение вместо действующих сотрудников набирался новый штат специалистов. Увольнение старых и найм новых специалистов – крайняя мера, которая в конкретной ситуации являлась единственно возможной, так как для проведения эффективной трансформации необходим квалифицированный персонал.

В отношении вопроса квалификации персонала возможны два варианта действий:

1. Обучать персонал современным передовым закупочным методам;

2. Нанимать новых высококвалифицированных сотрудников.

Во-вторых, обратить внимание на технологии, которые отдел закупок использует в работе. Приходит время, когда некоторые инструменты устаревают и не отвечают современным требованиям. Внедрение новых технологий, автоматизация и цифровизация – эффективные способы повышения производительности труда для сохранения конкурентоспособности компании.

В-третьих, пересмотреть и обновить текущую базу поставщиков, если ваша цель – поиск инновационных решений для снижения затрат и улучшения бизнес-процессов. Привлечение новых поставщиков, подрядчиков и контрагентов откроет двери для новых идей и разработок.

В-четвертых, проанализировать взаимоотношения внутри компании. Отделы закупок стремятся к признанию своей ценности и уважительному отношению со стороны других сотрудников и внутренних заказчиков. А закупочный блок должен понимать своих коллег по цеху, их цели и значение работы для успеха всей компании. Это важный элемент в рамках закупочных преобразований.

В-пятых, рассмотреть текущие и будущие задачи отдела закупок. После осуществления преобразований функционал отдела закупок также должен трансформироваться. Закупщики должны быть максимально сфокусированы на задачах, представляющих наибольшую пользу и ценность для всей компании, а задачи с низкой ценностью должны быть делегированы, автоматизированы или переданы на аутсорсинг.

В-шестых, по моим наблюдениям во время работы в закупках, одна из причин, по которой компании инициируют закупочную трансформацию, – внедрение прозрачной системы показателей эффективности.

В-седьмых, подготовить список ожидаемых результатов, которые вы рассчитываете получить по итогам трансформации. Преобразование системы снабжения – дорогостоящая и ресурсоемкая процедура. Вы должны быть уверены в улучшении результатов деятельности отделов закупок после преобразований.

Мы рассмотрели области, на которые необходимо обратить внимание при принятии решения о внедрении трансформации закупок.