PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Насколько объемной должна быть политика закупок? Все зависит от многих факторов, начиная от размера организации и заканчивая ее целями и задачами. Рекомендую коммерческим организациям разрабатывать закупочную политику объемом не более 10–12 страниц. На мой взгляд, в рамках этого объема вполне возможно охватить базовые закупочные элементы, хотя, как показывает практика, нередки случаи существования закупочных политик и регламентов на сотни страниц.

В данном документе обязательно нужно уделить внимание такому деликатному вопросу, как конфликт интересов. Для ясности можно привести пример: в вашей организации сотрудник Н. может быть ответственен за непрямые закупки. Если сотрудник Н. обращается в компанию, занимающуюся оказанием клининговых услуг, директор которой – его близкий родственник, – это конфликт интересов. Иными словами, обязательно обращайте особое внимание на понятия и процессы, которые могут быть некорректно интерпретированы сотрудниками.

Принцип 2. Открытая и активная коммуникация

Написанная и утвержденная закупочная политика – важный элемент. Но гораздо важнее может оказаться обеспечение условий, которые гарантировали бы вам и вашей организации соблюдение закупочных процедур. Проводите открытую и активную коммуникацию со всеми, кто напрямую или косвенно участвует в закупках компании. В случае существенных изменений (например, вы внедряете новую цифровую платформу автоматизации закупочных процессов) организуйте обучение для всех вовлеченных сторон и отметьте преимущества использования новых технологий для бизнеса. В успешной организации политика открытых дверей и активного обмена информацией должна быть зафиксирована на корпоративном уровне. Это означает, что любой сотрудник беспрепятственно может пройти обучение, необходимую адаптацию и узнать как можно больше о закупочных процессах и самой политике закупок.

Активная и регулярная коммуникация, предоставление обратной связи и постоянный обмен информацией минимизируют сопротивление среди сотрудников организации и способствуют появлению положительных отзывов.

Принцип 3. Наличие человеческих ресурсов

Итак, вы решили разработать закупочную политику. Вам следует ответить на один вопрос: располагаете ли вы необходимыми ресурсами для обеспечения политики закупок? Например, в рамках новой стратегии отдел закупок в обязательном порядке реализует принцип предоставления не менее трех коммерческих предложений. Это подразумевает, что задача каждого сотрудника по закупкам – обеспечение этого принципа при помощи поиска поставщиков. Вы можете также планировать применение конкурентных торгов и создавать тендерные комитеты. Более того, на определенном уровне вы можете внедрить соглашение об уровне обслуживания (SLA[8]), закрепленное в политике закупок, для улучшения сотрудничества между внутренними заказчиками и закупщиками. Внедрение таких эффективных инструментов требует времени и наличия человеческих ресурсов. Поэтому, прежде чем принять решение о новой закупочной политике, проанализируйте с руководством ваши кадровые возможности.

Принцип 4. Цели закупочной политики и средства контроля

Еще до разработки и реализации политики вам стоит подумать об организации контроля над закупочной политикой и ее целями. Разберем этот принцип детальнее. Допустим, вы планируете реализовать политику конкурентных торгов для получения наилучшего предложения. С одной стороны, цель торгов – обеспечить объективную оценку поставщиков и получить самое выгодное предложение для компании. С другой стороны, большинство сотрудников рассматривают политику торгов как излишний корпоративный контроль, осложняющий им ведение бизнеса. В этом случае ваша задача – объяснить сотрудникам организации вашу конечную цель: сократить расходы через получение лучшего предложения и тем самым повысить операционную прибыль всей компании, запустив формальный процесс конкурентных торгов и адаптировав его под бизнес-потребности. Что касается механизма контроля, то это зависит от уровня автоматизированных процессов в сфере закупок вашей компании. Например, еще до внедрения новой политики закупок вы как ответственное лицо в отделе снабжения можете публично заявить, что будет реализован принцип «нет заказа на закупку – нет оплаты». Такое возможно на определенной стадии автоматизации процессов предприятия, когда входящие заявки на закупку могут автоматически генерироваться в заказ на закупку. Это гарантирует контроль выполнения заказа и своевременную оплату. И, как следствие, становится еще одним убедительным аргументом в пользу соблюдения процедур закупочной политики.