Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

Помимо работников, работа которых связана с постоянными разъездами, в организациях некоторых отраслей имеется персонал, переезды которого в течение рабочей смены предусмотрены должностными обязанностями, но сами разъезды не являются регулярными или осуществляются не ежедневно. К числу таких работников можно отнести линейный инженерный персонал строительных организаций, инженеров предприятий коммунального обслуживания и некоторых других.

Для оплаты таких служебных разъездов приобретение месячных или квартальных проездных билетов может оказаться нецелесообразным. В этом случае необходимо организовать документооборот таким образом, чтобы первичными документами можно было подтвердить сам факт служебных разъездов и размер фактических расходов, произведенных работником.

Для этих целей ранее широко использовались так называемые маршрутные листы, которые оформлялись на конкретного работника на один отчетный период (месяц или квартал). По окончании отчетного периода работник сдавал маршрутный лист с приложением проездных документов (билетов на проезд в городском транспорте) в бухгалтерию и оформлял авансовый отчет. Данный порядок позволял контролировать целевое назначение расходуемых средств и полностью возмещать расходы, произведенные работником. Поэтому такой порядок может быть рекомендован к использованию и в настоящее время. Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации маршрутные листы не предусмотрены. Следовательно, маршрутный лист должен быть разработан непосредственно в организации по произвольной форме, а сама форма принята при утверждении учетной политики организации. Так как основным назначением маршрутного листа является подтверждение факта пребывания работника вне своего рабочего места (размер расходов подтверждается проездными документами), то в форме маршрутного листа достаточно предусмотреть три графы, например:

В графе « Отметка о нахождении в организации, куда направлен работник» проставляется подпись должностного лица, с которым взаимодействовал приехавший работник. Кроме того, возможно проставление в этой графе печати или штампа, позволяющих однозначно идентифицировать организацию, в которой находился работник, и при необходимости провести встречную проверку.

В заголовочной части маршрутного листа должны быть предусмотрены следующие реквизиты:

– номер маршрутного листа;

– основание для служебных разъездов (например, распоряжение руководителя организации или функциональные обязанности работника);

– занимаемая должность, фамилия и инициалы работника, на чье имя выписан маршрутный лист;

– отчетный период, на который маршрутный лист выдан (например, с 01.01 по 31.01.2008).

При сдаче маршрутного листа свободные строки прочеркиваются, а сам лист подписывается работником или его непосредственным руководителем.

Оплата стоимости проезда при служебных командировках продолжительностью до одних суток. Согласно п. 1 Инструкции № 62 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Если филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Из вышеприведенного определения можно сделать два вывода:

– служебной командировкой считается направление работника не только в другую организацию, но и в структурное подразделение, расположенное в другой местности;

– при оплате расходов, связанных со служебными разъездами, правила оплаты командировок и нормы, установленные для оплаты командировочных расходов, не применяются.

В общем случае командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

Оплата суточных зависит от времени пребывания работника в командировке: если командировка продолжается менее суток, суточные не выплачиваются.

В соответствии с п. 6 Инструкции № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.