Речевая коммуникация

6) издание распорядительного документа;

7) доведение решения до исполнителей и заинтересованных должностных лиц.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки и/или проекта решения. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию, конкретные предложения по решению проблемы и быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами.

На второй стадии подготовленные материалы, справка и/или проект решения передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10–15 дней до заседания для предварительного изучения.

Третья стадия включает ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и проведение организационных мероприятий по подготовке заседания.

На четвертой стадии обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению и принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные, стенографические либо звуковые записи, на основании которых и оформляется протокол.

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных документов при единоличном принятии решений.

Примером документа, составленного на принципах коллегиальности, является протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при других формах работы коллегиальных органов.

Можно выделить следующие виды протоколов:

• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности;

• следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия);

• протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы бывают краткими и развернутыми (полными). В кратком протоколе указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуют вести в случаях, когда:

• протоколируемое событие стенографируется;

• тексты докладов и выступлений будут приложены;

• протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т. е. содержать запись (причем не обязательно и даже не желательно «слово в слово») выступлений.

Во время заседания протокол ведется сначала в черновой записи, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, протокол составляется после расшифровки записей.

Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения); вид документа – ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседания; заголовок; текст; подписание.

Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указываются даты его начала и окончания – например, 12.09–15.09.05. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где происходило событие.

Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа – например, «Заседание городской думы», «Собрание акционеров».

Текст протокола строится по следующей схеме. Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:

Председатель – Колосов С.Л.

Секретарь – Апарина Т.А.

Затем проставляется отметка о количестве присутствующих членов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности, если же большое количество, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте делается отметка:

Присутствовали: 26 человек (список прилагается).

Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку кворум был.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются с порядковой нумерацией вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже.

Например:

1. Перспективы развития туризма в регионе. Докладывает председатель комиссии И.П. Челнов.

Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).