Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть

Шаг 3. Разрабатываем формы и методы отчетности и мотивации персонала. Сроки отчетности и ответственность за срыв сроков

План действий:

1. Определяем основные требования к стажерам, менеджерам, кураторам и/или начальнику отдела продаж по выполнению заданных показателей работы фирмы.

Исходя из накопленного опыта рассчитываем средние – плановые показатели работы каждого должностного лица (минимум – норма).

2. Пишем должностные инструкции для стажеров, менеджеров, кураторов, начальника отдела продаж, начальника службы распространения, лиц, ответственных за наем и обучение персонала. При этом мы описываем их:

      ♦ выполняемые функции;

      ♦ требования;

      ♦ контролируемые показатели их работы;

      ♦ сроки, форму отчетности и процедуру ее предоставления;

      ♦ ответственность, штрафы и поощрения, применяемые к ним;

      ♦ рамки самостоятельного принятия решения;

      ♦ подчиненность – кому они конкретно подчиняются, а кто и в каких случаях подчиняется им.

3. Определяем основные требования к секретарю и бухгалтеру. Пишем должностные инструкции для секретаря (по приему звонков) и для бухгалтера. Для этого смотрите пункт выше. При этом я советую предусмотреть соответствующие виды отчетов для них исходя из их функций. Например:

      ♦ по входящим звонкам;

      ♦ по срокам сдачи отчетности менеджеров и фирмы;

      ♦ по приему и расходованию денежных средств фирмы (наличных и безналичных);

4. Выбираем используемые формы мотивации персонала в достижении лучших показателей их работы, например:

      ♦ выдача премий, наложение штрафов, награждение ценными подарками;

      ♦ награждение грамотами, вывешивание на доску почета, предоставление каких-либо льгот;

      ♦ огласка результатов соревнования на собраниях;

      ♦ показательное увольнение слабых сотрудников.

5. Выбираем формы и методы текущего контроля показателей работы персонала. При этом отчеты вам могут предоставляться в бумажной или электронной форме. Проверять их вы можете сами путем выборочной или тотальной проверки или поручить это другим должностным лицам.

6. Составляем список требований к сторонним организациям для передачи им процессов и функций на аутсорсинг.

7. Разрабатываем и согласовываем договоры со сторонними организациями.

Теперь пройдемся с вами по пунктам.

Мы должны определить основные требования к каждому должностному лицу. Естественно, что основные требования должны предъявляться как к стажерам, так и к уже работающим менеджерам продаж, кураторам, начальнику отдела продаж. Эти требования касаются выполнения заданных показателей работы, поскольку для вас важен конечный результат. Важно знать не то, сколько времени сотрудник «гонял чаи», а то, достиг ли он тех показателей за месяц, которые вы от него ждали.

Чтобы эти показатели планировать и оценивать, у вас должен быть какой-то опыт, поэтому я рекомендую вам самому поучаствовать во всех бизнес-процессах, чтобы примерно знать их трудоемкость, производительность одного человека. Исходя из накопленного опыта можно рассчитывать средние показатели, плановые показатели работы каждого человека и работы каждого ответственного за них.

Должностные инструкции для всех сотрудников фирмы пишите сами. В них должны быть отражены:

• функции должностного лица, за выполнение которых он отвечает лично;

• требования, которые вы предъявляете к его работе, контролируемые показатели, которыми измеряется качество его работы, сроки и формы подачи отчетности по его работе (например, менеджеры продаж должны в понедельник предоставить отчет о каждом дне проделанной работы по количеству проведенных «холодных» звонков, по количеству проведенных переговоров и по их результативности, т. е. по количеству заключенных договоров);

• ответственность за плохое выполнение работ, либо за срыв выполнения работ, либо за невыполнение ожидаемых показателей, а также штрафы и поощрения, которые вы применяете к этому должностному лицу.

Желательно в должностных инструкциях оговорить также возможность самостоятельного принятия решений этим должностным лицом, чтобы он не отвлекал вас по каждому возникающему вопросу, по каждой возникающей проблеме. Можно обговорить и подчиненность, тогда человек будет знать, кто его контролирует и кому он сдает всю отчетность.