Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть

Кураторов проще всего нанять или делегировать кураторские функции кому-то из числа уже работающих у вас менеджеров продаж. Начальника отдела продаж также легко выбрать из числа менеджеров. Эти люди в курсе всех работ, знают специфику работы вашей фирмы, знают все тонкости вашей работы. Если брать со стороны тех же самых кураторов или начальников отдела продаж, им все равно надо будет дать возможность лично поработать на всех должностях ваших подопечных лиц, чтобы они прочувствовали работу изнутри. Если нужно взять человека со стороны, например бухгалтера, распространителей или кадровика, то мы должны выбрать способы размещения наших вакансий, написать рекламное объявление, разместить вакансии, заплатить деньги печатному изданию или сайту. В Интернете есть много сайтов, на которых можно размещать вакансии (job.ru, jobs.ru, rabota.mail.ru и др.). Раньше размещение на них вакансий было бесплатным, а сейчас почти везде это делается за деньги.

Итак, мы должны организовать размещение вакансий, прием входящих звонков, проведение собеседований на ту или иную должность. Пока у вас нет кадровика, вам это придется делать самому и отбирать тех кандидатов, которые вам нужны.

Если вы решили отдать какие-то процессы на аутсорсинг, то следующим шагом будет заключение договоров со сторонними организациями на выполнение тех или иных, в особенности вспомогательных, бизнес-процессов. Это могут быть как сами активные продажи, так и назначение встречи по телефону, наем персонала, выполнение дизайн-макета, производство рекламных конструкций, выпуск и распространение тиража или монтаж рекламной конструкции.

Далее все вопросы по найму и обучению персонала, контролю за ним, контроль за распространителями и монтажными организациями передаем своему персоналу – кадровику, куратору, начальнику отдела продаж либо лицу, ответственному за распространение или монтаж рекламных конструкций. Затем нанимаем секретаря и бухгалтера и передаем им все документы по приему входящих звонков, посетителей, по подготовке отчетности, т. е. по всем тем функциям, которые мы расписали с вами ранее.

Шаг 6. Выходим из всех бизнес-процессов

План действий:

• снижаем периодичность контроля за бизнесом;

• ограничиваем свою доступность и переключаем решение текущих вопросов на персонал;

• переключаем текущий контроль выполнения работ сторонними организациями на персонал;

• определяем границы самостоятельного принятия решения для должностных лиц.

Это и является конечной целью всей автоматизации – освободить свое личное время. Для этого мы поэтапно снижаем периодичность личного контроля за бизнесом. За собой оставляем контроль лишь за самыми важными показателями бизнеса. К их числу относятся, например, рост ежемесячной прибыли как основной показатель, выраженный в процентном соотношении; количество менеджеров, которые работают в фирме; количество бизнес-проектов; ассортимент ваших услуг. Иными словами, вы контролируете, как у вас идет развитие, процессы расширения вашего ассортимента, увеличения продаж, ваших доходов.

Параллельно вы должны ограничивать свою доступность для персонала и тем более для ваших клиентов. Иначе вы так и будете принимать телефонные звонки день и ночь. Желательно поменять свой телефонный номер и давать его только вашим непосредственным заместителям, ограниченному числу людей, чтобы вас не дергали по каждому вопросу. Но прежде нужно для каждого должностного лица очертить рамки самостоятельного принятия им решений по той или иной проблеме. Сотрудник должен знать, какие вопросы может решать сам, какие должен решить сам, а по каким он имеет право связаться непосредственно с вами.

Наконец, переключаем текущий контроль над выполнением обязательств сторонних организаций, переданных им по аутсорсингу, также на заместителей и другой персонал. Например, контроль за работой по выпуску рекламных конструкций, по монтажу рекламных изделий, а также по распространению, по назначению встреч, порученной, скажем, колл-центрам, можно переключить на начальника отдела продаж.

Шаг 7. Нанимаем заместителя, отвечающего за развитие и масштабирование бизнеса