Руководство по закупкам

Чтобы быть конкретнее, предположим, что государственному или частному агентству по закупкам нужно покупать компьютерное оборудование или программное обеспечение на регулярной основе. Для агентства есть выбор из нескольких компетентных поставщиков, но их продукты необязательно совместимы друг с другом. Эффективное использование продукта может потребовать формирования сотрудниками ряда новых навыков, реконфигурации аппаратного и программного обеспечения в целях совместимости и приобретения других дополнительных услуг. Все это занимает много времени и стоит дорого. Навыки, приобретенные сотрудниками для работы на новом оборудовании, вероятно, не будут утрачены, если организация продолжит закупать тот же продукт. Однако эти навыки могут распадаться, если продукт не будет использоваться в течение некоторого времени или будет заменен альтернативным продуктом[484]. В результате, при замене действующего поставщика сотрудники могут нести краткосрочные и долгосрочные затраты на переключение. В краткосрочной перспективе сотрудникам необходимо инвестировать средства в изучение новых навыков для работы на новом оборудовании. В долгосрочной перспективе им придется повторно приобретать навыки работы на старом оборудовании, поскольку операционные навыки ухудшаются, если их не использовать. Задача закупщика состоит, таким образом, в том, чтобы оптимально управлять краткосрочными и долгосрочными затратами на переключение, минимизируя при этом цену приобретения с течением времени.

Закупщик может приобретать оборудование, такое как компьютерные комплектующие или программное обеспечение, различными путями. Один способ, возможно идеальный, заключается в том, чтобы объединиться с поставщиками и производить продукты собственными силами. В этом случае «интегрированный покупатель» минимизирует затраты на переключение и сможет выбирать эффективный продукт в каждый период, поскольку покупная цена не будет включать надбавки над производственными издержками. Единственная причина, по которой закупщик перейдет на другой продукт, – если переключение будет оправдано изменением производственных издержек или улучшением эффективности других продуктов. Несмотря на очевидную действенность этого метода, самообеспечение товарами и услугами, как правило, невыполнимо для государственного учреждения из-за затрат на создание источников поставок[485]. Тем не менее мы сохраним случай интегрированного покупателя в качестве отправной точки для сравнения с другими стратегиями закупок.

Когда самостоятельные поставки невозможны, закупщик должен привлекать внешние ресурсы для приобретения продукта. Внешний поставщик (outsourcer) вряд ли будет знать точную стоимость производства, поскольку мониторинг затрат производителя затруднителен. Это дает внешним поставщикам стимул для преувеличения своих затрат производства с целью увеличения прибыли. Чтобы уменьшить затраты на закупку, внешнему поставщику необходимо тщательно обсудить условия закупочных цен, отражающие также и стоимость переключения на другого поставщика. Одна из возможных стратегий состоит в том, чтобы договориться о долгосрочном бесконкурентном контракте с одним поставщиком, регулирующим условия обмена в течение длительного периода времени. Поставки на неконкурентной основе минимизируют затраты на переключение, но ограничивают гибкость закупщика в принятии новых продуктов по мере необходимости. Кроме того, для государственного учреждения крайне затруднительно составлять долгосрочные договоры закупок. Административные и правовые нормы, как правило, ограничивают должностных лиц в принятии на себя обязательств по закупке товаров и услуг вне срока их полномочий. Сходные проблемы также присутствуют в сфере частных закупок. Неполнота контрактов и проблемы обеспечения соблюдения их условий делают долгосрочные контракты трудными для составления с точки зрения как покупателя, так и продавца. Когда долгосрочные соглашения недоступны, поставки на неконкурентной основе работают хуже, потому что поставщик не готов снижать цену без гарантии будущих закупок.

Лишенный способности брать на себя долгосрочные обязательства закупщик должен обратиться к краткосрочным механизмам конкурентных торгов, чтобы управлять своими поставками. К рассмотрению этой темы мы сейчас и приступим.

17.2.1. Процедуры закупочных торгов