Русский язык и культура речи

Официально-деловой текст не только регламентирует ситуацию, но и сам регламентирован. Обусловлено это необходимостью избежать всяческих неясностей и двусмысленностей в волеизъявлении: адресат должен прочитать или услышать именно то, что подразумевал автор документа. Это особенно важно, если вспомнить, что ОДС часто опирается на закон. Не случайно под словом «документ» («свидетельство», «доказательство» в переводе с латинского) подразумевается деловая бумага, обладающая юридической силой. Помимо этого самого общего значения у слова «документ» в русском языке есть еще несколько:

1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо;

2) письменное удостоверение личности предъявителя;

3) историческое свидетельство создания чего-либо (произведения, например).

Эти разные значения слова «документ» расширяют его первоначальное значение, фиксируют наличие у документа разных функций. Так, помимо правовой документ выполняет информационную, коммуникативную, управленческую функции.

Поэтому культурой выработаны и закреплены достаточно жесткие требования к оформлению такого рода бумаг. Регламентирована не только собственно форма (композиция, выбор языковых средств), но и отдельные элементы содержания.

Эти элементы носят название реквизитов (лат. «требуемое», «необходимое»). Это предписанный для каждого жанра свой набор необходимых признаков и атрибутов, установленных законом или распорядительным документом. Например, номер документа, гриф учреждения, печать, подпись, имя автора, адресата и т. п. Они должны обязательно наличествовать в документе, иначе он лишается юридической силы.

Так, в доверенности необходимы такие реквизиты, как: 1) указание полного имени доверителя; 2) данные документа, подтверждающие его личность; 3) указание полного имени доверенного лица; 4) указание данных его документа; 5) указание, какого именно рода действия поручается выполнить доверенному лицу; 6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность представленных сведений (учреждение, печать отдела кадров).

Совокупность реквизитов и их расположение образуют формуляр документа.

Выделяют три типа формуляров.

1. Документы, реквизиты которых стабильны и строго упорядочены, их композиция, пространственное расположение предписаны. Такого типа формуляр называется матрицей. Это своеобразный трафарет стандартных формул, в пробелы между которыми человек вписывает свои данные (имя, паспорт, поручение, пробел для подписей, место печати). Доверенность – яркий пример такого рода документов. Но не все деловые бумаги подчиняются такой формализации.

2. Есть документы, которые пишутся по определенным моделям. Это те документы, у которых реквизиты, а также основные содержательные части расположены в достаточно строгой последовательности (реквизиты плюс композиция). Но содержание частей может варьироваться в зависимости от ситуации (заявление, деловое письмо).

3. Есть группа документов, реквизиты которых и последовательность частей в значительной степени зависят от изменчивости ситуации и состава участников. Поэтому их жанр во многом определяется заголовком (объяснительная записка, например). Такой документ называется схемой. Для него обязательны только характерные для того или иного жанра реквизиты.

Труднее всего, как вы понимаете, создать третий вид документа, поскольку надо самостоятельно подбирать формулировки, синтаксис, лексику, учитывать особенности адресата. Тексты-матрицы самые простые.

5.4. Унификация, ее проявления в языке официальноделовых бумаг (языковые формулы-клише)

Создание документов по определенного рода схемам стало возможным благодаря так называемой унификации. Ее суть – нахождение общих, повторяющихся черт в деловых бумагах, регламентирующих сходные ситуации (обнаружение, вычленение инварианта из множества вариантов).

Унификация касается самых разных сторон документа: его структуры, пространственного оформления, языковых конструкций, реквизитов, операций по обработке, хранению, учету.

Благодаря унификации вырабатываются правила и образцы оформления документов, что позволяет ими легко и широко пользоваться в пределах определенного социального пространства.

Существуют разного рода и уровня стандарты оформления документов: ГОСТ (межгосударственные), ГОСТ Р (государственные), ОСТ (отраслевые), СТП (стандарты предприятий и учреждений).