Русский язык и культура речи

Изложенные в Вашем письме факты задержки заказа (квитанция № 714305) и грубости работников фабрики проверены и полностью подтвердились.

Приказом по фабрике от 13.10.04 г. № 76/2 сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев на месяц переведен на нижеоплачиваемую работу.

Ваш заказ передан другому закройщику и будет выполнен в течение недели.

Приносим Вам свои извинения.

Директор фабрики А.Ю. Петрова

Культура делового письма

Письменная речь – это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с по-мощью письменного текста. Письменный текст в данном случае является представителем автора как участника общения.

В литературе существуют различные точки зрения на то, что представляет собой письменная речь – монолог или диалог.

Со времен Античности и вплоть до начала XIX в. монологическая речь считалась более сложной и действенной, чем диалогическая. К середине XIX в. риторика стала пониматься преимущественно как теория и практика изучения письменной монологической речи. Основными категориями этой речи стали описание, повествование и рассуждение; каждая из них характеризовалась определенным набором стилистических и риторических средств и приемов.

Однако со второй половины XIX в. в ряде работ по теории языка, истории и теории риторики было продемонстрировано, что диалогическая речь значительно сложнее монологической. Более того, монологическая речь стала порой трактоваться, как производная от диалогической. В качестве доказательства приводится довод, что монолог – это лишь часть какого-то диалога, понятого, как совокупность сообщений на одну и ту же тему или по одному и тому же поводу, созданных различными участниками общения в разных обстоятельствах, разных фактурах речи (устной, рукописной, печатной или опосредованной новейшими техническими устройствами) и в разное время.

Р. Л. Ларсон, один из представителей англо-американской школы, опубликовавший в 1968 г. «План для обучения риторическому изобретению», отмечал, что обучение письменному монологу включает в себя элементы диалога – внутреннего диалога создателя речи с ее предметом.

Все это свидетельствует о достаточной сложности письменной речи, поскольку каждый неграмотный человек может стать участником устной (если он, разумеется, не глухонемой), но не письменной диалогической речи (с той или иной степенью успеха).

Можно, конечно, представить письменный монолог как внутренний диалог. Но можно представить и диалог как цепочку прерванных монологов. В любом случае каждый из видов письменной речевой коммуникации имеет свои сложности и свои особенности, достойные изучения.

Текст

Основой письменной речи в целом и делового письма в частности является текст. К текстам служебных документов следует предъявлять строгие требования – они должны быть четкими, точными, логичными и соответствовать нормам официально-делового стиля.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, текст может быть простым или сложным по содержанию. В простом тексте рассматривается один вопрос, в сложном – несколько. Простые тексты более удобны в обработке в процессе документооборота и очевиднее в исполнении. Сложные тексты, (отчеты, обзоры, доклады и т. п.), как правило, имеют большой объем, поэтому их целесообразно приводить к простому варианту за счет членения на параграфы, пункты и подпункты.

Тексты делового письма должны быть максимально унифицированы. Так, при проведении унификации текстов в области сервиса соблюдаются следующие положения:

• объективное отражение управленческой ситуации;

• соответствие состава информации функциональному назначению документа;

• использование унифицированных речевых средств, устойчивых словосочетаний и речевых формул;

• использование терминологии, общепринятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения.

В общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых текстов.

В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует располагать постоянную информацию перед переменной.

Типовой текст – это образец, на основе которого строится текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.