Сам себе MBA. (Самообразование на 100% )

Наказание за переключение — это издержки трения: чем меньше вы переключаетесь, тем ниже издержки. Именно поэтому моноидеализм настолько эффективен: когда ваше внимание сосредоточено на одном объекте, ваш мозг загружает контекст в рабочую память один раз, а это значит, что вы можете направить всю свою энергию на выполнение решаемой в данный момент задачи.

Чтобы избежать непродуктивного переключения между контекстами, вы можете использовать стратегию группирования. Даже устранив все отвлекающие факторы, вы можете потратить много энергии на мысленную загрузку В этом случае лучше всего объединить схожие задачи.

Например, мне очень сложно заниматься творческой работой (писать или снимать учебные видео) в перерывах между звонками клиентов. Поэтому я группирую дела по виду активности. Как правило, с утра я несколько часов пишу, а во второй половине дня занимаюсь клиентами. В результате я могу уделить каждому заданию все свое внимание. Точно так же я поступаю и в отношении финансовой отчетности, дел в городе или по дому Я занимаюсь только одним делом в течение определенного промежутка времени и в результате выполняю все поставленные задачи.

Венчурный капиталист, программист и эссеист Пол Грэхем называет такую стратегию «расписание творца, расписание менеджера»⁴. Если вы занимаетесь творческой работой, не смешивайте ее с административными делами: постоянное переключение внимания убьет вашу производительность. «Расписание творца» состоит из нескольких больших непрерывных блоков; «расписание менеджера» разбито на множество мелких блоков для встреч. Оба расписания преследуют различные цели, поэтому, если вы хотите эффективно выполнять свою работу, не пытайтесь их объединять. Устраните непродуктивное переключение внимания — и вы сможете эффективно работать с меньшими затратами.

Четыре метода выполнения

Я всего лишь один из многих, но я человек. Я не могу сделать все, но могу предпринять хоть что-нибудь. То, что я в состоянии сделать, я должен сделать, а то, что должен сделать, Божьей милостью сделаю.

Эдвард Хейл, священник и литератор XIX века

Существует четыре способа справиться с любой задачей. Это завершение, удаление, передача и отсрочка.

Завершение — выполнение задания — то, к чему стремится большинство людей. Составляя список текущих дел, вы, вероятно, считаете, что все эти дела вы должны сделать сами. Это не так: завершение лучше всего подходит тем заданиям, которые только вы сможете сделать правильно и эффективно. Для остальных найдутся другие способы.

Удаление — устранение задачи — применяется в том случае, если задача не важна или не нужна. Не тратьте на нее свое время — смело вычеркивайте.

Передача — выполнение вашей задачи другим человеком — эффективна в том случае, если этот человек может справиться с ней на 80 % так же хорошо, как и вы. Для этого вам надо найти того, кому эту задачу делегировать. Это могут быть служащие, подрядчики или аутсорсеры — главное, что они способны делать некоторые дела за вас.

В процессе подготовки «Персонального интенсивного бизнес-курса МВА»⁵ мы с Келси снимали видео, а бабушка Келси — первоклассная машинистка — помогла нам сделать расшифровку каждой записи.

В результате курс был завершен за рекордно короткое время, причем не потребовал от нас много сил.

Если вам некому передать свои рутинные дела, попробуйте поработать с фрилансером. Меньше чем за 100 долларов вы получите помощь команды профессионалов, которую найдете в Сети. Если вы раньше никогда никому не передавали свои дела, сейчас самое время начать.

Отсрочка — откладывание дел на потом — эффективна для задач, которые не обязательно решать именно сейчас. Ничего страшного в этом нет, наоборот, вы быстрее застопоритесь, если возьметесь за слишком много дел сразу. Отложите те задачи, которые можно выполнить позже, и сосредоточьте все свое внимание и энергию на более важных вещах.

В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен рекомендует вести списки «когда-нибудь / может быть» и вносить в них задания, которые вы, возможно, сделаете в будущем, поскольку именно сейчас в них нет необходимости. Эту идею поддерживает и исследователь творческих способностей Скотт Бельски в своей книге Making Ideas Happen («Как воплотить свои идеи в жизнь»), называя это «второстепенным» списком, к которому вы всегда сможете обратиться впоследствии.

Старайтесь использовать все четыре способа — и вы удивитесь, насколько быстро вы сможете справиться со своими делами.

Самые важные задачи (СВЗ)