Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“

ЗАКОН ЗАМЕТНЫХ И ЗНАЧИМЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ

Избегайте распространенных ловушек:

Читать все. Ах, что же делать со всеми этими статьями, которые вы сохранили, и публикациями, которые так и не удосужились прочитать? Как можно решить, сохранить или выбросить их, не зная, о чем они? Когда вы просматриваете их, чтобы принять это решение, их содержание кажется интересным; вы останавливаетесь и начинаете читать. Вскоре оказывается, что прошло несколько часов, и вы приходите в уныние, потому что ничего не довели до конца. Сконцентрируйтесь на том, чтобы определить общее содержание статей, затем поместите их в папки по темам. Если у вас есть пачка непрочитанных информационных бюллетеней, которые вы не хотите выбрасывать, не ознакомившись с ними сначала, положите их в отдельную корзину или стопку и запланируйте определенное время для их чтения. Или, например, сложите их на полку у двери в офис. По пути на обед или домой захватите с собой парочку журналов и почитайте их во время еды или в транспорте. Сейчас нужно только одно — продолжать сортировку.

Что делать с «может быть…». Если вы наткнулись на устаревшую брошюру о круизе, которую не хотите выбрасывать, потому что очень интересуетесь путешествиями, создайте папку «Путешествия» и положите брошюру в нее. Если ваша система хранения позволяет быстро и легко находить документы, не так уж страшно, когда в папке лежит несколько лишних бумаг. По крайней мере, все, что касается путешествий, теперь находится в одном месте, и в будущем вы всегда сможете «очистить» содержимое этой папки.

3. Найти всему свое место

• Если у вас достаточно ящиков в пределах досягаемости от стула, на котором вы сидите, принимать решения по поводу размещения разных категорий документов должно быть довольно легко. Для этого достаточно поместить каждую категорию файлов в отдельный ящик, даже если категория не заполняет его полностью. Это облегчает поиск. Например, поместите финансовые файлы — в верхний ящик, файлы персонала — в средний, а административные файлы — в нижний.

• Если у вас немного ящиков, можно поместить в один из них две или три небольшие категории, разделив их внутри ящика по расположению (например, впереди, в середине, сзади).

• Если у вас есть ящики для файлов, которые в то же время являются частью вашего стола, подумайте о том, чтобы использовать их для хранения конфиденциальных, ежедневных или личных файлов.

• Если у вас есть файлы, к которым должен иметь доступ ваш ассистент, не беспокоя вас при этом, подумайте о том, чтобы разместить их ближе к двери.

• Если есть файлы, которыми вы не пользуетесь регулярно, но которые иногда должны быть у вас под рукой для справок, отсылайте их туда, где хранит файлы ваш ассистент, или в центральное хранилище.

• Найдите определенное место и для офисных расходных материалов. Отведите один ящик под бланки банковских документов, другой — под бумагу для принтера и блокноты, еще один — под ручки, скрепки, ножницы и проч.

• Поставьте на стол рядом с телефоном удобный ящик для телефонных справочников, телефонных списков компании и телефонных книг.

СОЗДАЙТЕ ПЕРЕЧЕНЬ ФАЙЛОВ