Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“

• Используйте качественные папки. Двухслойные папки стоят немного дороже обычных. У них укрепленный край, поэтому они долговечнее однослойных. Кроме того, у них не заминаются углы, они не прогибаются в файловых ящиках, у них есть плотность и тяжесть, и их приятно держать в руках. Все это придает соответствующий вес информации, которую вы в них храните.

• Четкие ярлыки. По некоторым причинам ярлыки, купленные в магазине, напечатанные на пишущей машинке или на принтере, воспринимаются гораздо лучше, чем написанные от руки. Мы склонны более серьезно воспринимать именно такие ярлыки. Уделите время созданию привлекательных ярлыков. Сделайте их либо при помощи механических средств, либо от руки очень четкими печатными буквами маркером средней ширины. Так вы увидите разницу между ними. Всегда используйте жирные, черные буквы на белых ярлыках, чтобы их было легко читать.

• Поместите цветные папки в стандартные подвесные файлы. Цветные папки будут выделяться на темном фоне, и когда вы берете папку для работы, подвесной файл остается в ящике, отмечая ее место. Таким образом, открывая ящик, вы легко увидите, какая папка отсутствует и куда именно ее нужно вернуть.

• Используйте навесные ящики с дном для группировки взаимосвязанных файлов. У ящиков с дном более широкое основание, чем у стандартных V-образных навесных файлов[4]. Они могут вместить исключительно громоздкие и объемные документы и при этом их края не собираются на верху ящиков. Например, я храню пять сгруппированных взаимосвязанных папок: NAPO (National Association of Professional Organizers, Национальная ассоциация профессиональных организаторов), NSA (National Security Agency, Агентство национальной безопасности), Toastmasters[5], SBA (Small Business Administration, Совет по управлению предприятиями малого бизнеса) и NAFE (National Association for Female Executives, Национальная ассоциация женщин-директоров компаний) в ящике с дном, с шириной ячеек пять сантиметров, под названием «Ассоциации». Просто взглянув на него, я могу увидеть все ассоциации, с которыми работаю, и оценить, уделяю ли одинаковое внимание каждой.

^{Подвесной ящик с дном для хранения громоздких документов}

• Используйте однорядное архивирование. Большинство из нас учили чередовать позиции табуляции следующим образом: левая, средняя, правая, левая, средняя, правая. Такой подход создает две проблемы: (1) добавляя или удаляя файл, мы нарушаем эту структуру и, следовательно, начинаем беспокоиться о том, что передние папки могут скрывать задние; (2) просмотр названий вперед и назад вызывает у многих людей неприятные ощущения — своего рода эффект горизонтального головокружения. Однорядная регистрация файлов (когда все табуляторы находятся в одной позиции, в одной линии, один за другим) намного более удобна и проста для глаз. Можно добавлять или удалять файлы в любое время и всегда быть уверенным, что они находятся в порядке.

^{Однорядная файловая система проста для восприятия и удобна для работы}

• Используйте прием кодирования при помощи табуляции. Если вы установили систему однорядной регистрации файлов, то можете изменять позицию табуляции так, чтобы это содержало для вас важную информацию. Например, я храню файлы постоянных и потенциальный клиентов в одном и том же ящике, в алфавитном порядке по фамилии. Реальные клиенты находятся в папках с левой позицией табуляции, а возможные — в папках с правой позицией табуляции. Это позволяет мне визуально контролировать состояние работы и видеть свои перспективы, просто обратившись к этому ящику. Когда возможный клиент превращается в реального, я просто переворачиваю папку, и теперь она имеет правую позицию табуляции. Вы можете применить тот же принцип с папками фактических инвестиций в отличие от потенциальных, папками идей для очерков в отличие от законченных статей или папками справочных материалов в отличие от текущих проектов.