Самоучитель по тайм-менеджменту. Практический курс

раньше), чтобы проконтролировать ее выполнение. Подчиненные проклянут тот день, когда вы

начнете так делать.

Потому что каждый раз, в назначенное время им придется предоставить обещанное или

«напоминалка» сильно испортит чье-то настроение. Пара случаев и персонал будет отчитываться

в исполнении (или неисполнении) сам, как часы.

Отправили Марине письмо с поручением, которое должно быть выполнено завтра в 15-00 и

поставили себе задачу на завтра на 14-00 «Марине – позвонить, спросить заказан ли номер для

партнеров?».

Это не значит, что каждый раз теперь вы будете спрашивать своих людей за каждый чих. Это

значит, что они скоро привыкнут к тому, что вы никогда и ничего не забываете и будут сами

отчитываться пораньше, чтобы не терпеть вашего звонка с вопросом «ну что?».

Звонки и письма

Лучше идти, чем бежать; лучше сидеть, чем идти; лучше лежать, чем сидеть; и лучше

спать, чем просто лежать.

Пожалуйста, когда речь идет об общении, поступайте наоборот. Лучше позвонить, чем написать

и лучше спросить лично, чем позвонить. Хотя бы потому, что письмо требует больше времени, чем звонок. Не говоря уже о том, что по телефону можно сто раз все уточнить, переспросить, обсудить еще пару мыслей, о которых вы не собирались писать.

Преимущество живого разговора том, что вербально передается только 20% информации, а

невербально – остальные 80%. В личном общении вы за меньший срок и наиболее доходчиво

сможете донести или воспринять смысл.

Это не отменяет правил письменной коммуникации. Обсудив поручение устно, вы можете (и

должны) кратко продублировать его письменно.

Задание 6

Соберите бумажные документы, которые нельзя выбросить, в лотке для бумаг.

Проанализируйте каждый. Выявите действия, выполните то, что можно сделать не сходя с

места и сделайте это, остальное занесите в списки дел. Рассортируйте документы любым

удобным образом. Просмотрите списки дел и удалите неактуальные действия.

Обзоры и планирование

Венец и вершина системы. Инструмент, способный полностью изменить вашу жизнь.

GTD можно использовать двумя способами – как помощника и как локомотив. В первом случае он

прибавляет производительности, помогает не утонуть в море информации. Во втором – снабжает

вас лестницей в небо.

Как материя делится на молекулы, атомы и элементарные частицы, так и вся жизнь, по сути, -

последовательность элементарных действий, продуцированных случайностью и намерениями.

Ретроспективно большие задачи предстают последовательностью шагов, по которым просто

нужно было пройти, и которую формируют обзоры и планирование.

Обзор задач неотрывно связан с планированием, потому что это две стороны одной медали.

Дэвид Аллен рекомендует проводить обзоры постоянно, раз в неделю, месяц, квартал, полугодие

и год – каждый раз обдумывая цель все большего масштаба.

Я рекомендую делать еще и ежедневный обзор задач перед и после работы. Во-первых, это

поднимает продуктивность дня, ведь утро над задачами настраивает14 на рабочий лад. Во-вторых, это хороший способ оперативного планирования. Обстоятельства могут меняться настолько

стремительно, что запланированное вчера наутро уже не актуально.

Еженедельный, ежемесячный и т.д. обзоры призваны показать, как идут дела по отношению к

соответствующего уровня целям. Во время них вы сверяетесь с тем, что хотели получить, что

получили на самом деле и что, исходя из этого, планируете.

Как и все в GTD, это просто. Требуется 15-20 минут каждый день, час – раз в неделю и

дополнительный час раз в месяц. Все, что нужно – открыть список задач на день (если это

ежедневный обзор) или по проекту и свериться с идеальной картиной, которую вы себе

нарисовали.

Планы

Идеальная картина – камертон, по которому нужно сверить то, как сейчас обстоят дела и то, как

они должны быть. Вы можете ее отобразить в виде интеллект-карты или любым другим

информативным способом.

План, в данном контексте, - это последовательность шагов по достижению этапов идеальной

картины. Гибкая, постоянно пересматриваемая структура, которая зависит от того, как меняются

обстоятельства, намерения и сама идеальная картина.

Не стоит думать, что единожды сформулированная цель и созданная по ней идеальная картина не

подлежит пересмотру. Наоборот, как и планы, это - живая структура, растущая и изменяющаяся

вместе с создателем.

Составляя планы, избегайте косности и закостелености. Работа будет тем лучше и эффективнее, чем актуальнее списки дел по проекту. Это не проект-менеджмент. Когда речь идет о проект-

менеджменте, то в пользу максимальной детализации и жесткой привязки ко срокам говорят два

довода: