Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

В Excel реализована возможность ввода формулы в несколько ячеек одновременно. Для этого выделите нужный диапазон (либо – несколько отдельных ячеек), после чего в первую ячейку диапазона введите формулу и нажмите Ctrl + Enter .

Вы можете скопировать формулу в буфер обмена (команда Правка → Копировать либо аналогичный пункт контекстного меню) с целью последующей вставки в другое место рабочего листа. При этом все имеющиеся в формуле-источнике ссылки (адреса ячеек) будут автоматически заменены в формуле-приемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1 , затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2 , то формула примет такой вид: =В2+С2 .

Вы можете не только копировать, но и перемещать формулы из одного места в другое. Для этого выделите курсором ячейку с формулой, подведите указатель мыши к любой границе курсора так, чтобы он превратился в крестик, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите формулу в нужное место.

Иногда возникает необходимость скопировать в буфер обмена и затем вставить в другую ячейку не формулу, а только ее значение, полученное в результате расчета. Для этого установите курсор в ячейку с формулой, скопируйте эту формулу в буфер обмена, поместите курсор в то место, куда необходимо вставить значение, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите пункт Специальная вставка . Отобразится окно Специальная вставка , которое показано на рис. 6.14.

Рис. 6.14. Настройка специальной вставки

Здесь следует установить переключатель Вставить в положение значения и нажать кнопку ОК . В процессе работы может возникнуть необходимость увидеть все формулы (а не результаты их вычислений), содержащиеся в ячейках рабочего листа. Для этого в главном меню выберите команду Сервис → Параметры – в результате откроется окно Параметры , в котором нужно перейти на вкладку Вид , установить флажок формулы (рис. 6.15) и нажать кнопку ОК .

Рис. 6.15. Включение отображения формул в ячейках

После выполнения этих действий в ячейках, в которых ранее были введены формулы, будут показаны сами формулы, а не итог их расчета. Чтобы вернуться к прежнему отображению, снимите на вкладке Вид флажок формулы и нажмите ОК .

Для удаления формулы установите в ячейку курсор и нажмите Delete . Ошибочное удаление можно отменить с помощью комбинации клавиш Ctrl + Z или команды Правка → Отменить .

6.5.2. Понятие функции

В Excel функция – это изначально созданная и заложенная в программе формула, выполняющая расчеты и вычисления по заданным величинам и в определенной последовательности.

Каждая функция состоит из следующих элементов: знак равенства « = », название функции (вот несколько примеров – СУММ , СРЗНАЧ , СЧЕТ , МАКС , и т. д.), и аргумент (либо несколько аргументов) функции. Причем аргументы напрямую зависят от конкретной функции; ими могут являться числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.

* * * 

Вы можете вводить функции как вручную, так и автоматически. Автоматический ввод осуществляется с помощью специально предназначенного механизма – мастера функций, доступ к которому осуществляется через команду Вставка → Функция . Более подробно с данным режимом мы познакомимся ниже, в соответствующем разделе.

Что касается ручного ввода функций, то он выполняется в строке формул (с этим инструментом мы познакомимся в следующем разделе); перед этим не забудьте установить курсор в ячейку, где должна находиться функция. При вводе функции соблюдайте следующий порядок: в первую очередь введите знак равенства, после него – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой.

Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере. Предположим, вы хотите рассчитать сумму чисел, введенных в ячейки Е3 , С6 и В4 . Для этого в строку формул введите такое значение: =СУММ(Е3;С6;В4) . Отметим, что в данном случае имя функции введено буквами русского алфавита, а аргументы, в качестве которых выступают адреса ячеек – буквами английского алфавита. Нажмите Enter – итог расчета отобразится в ячейке, в которой находился курсор при вводе функции.

Любая функция может использоваться в качестве аргумента для какой-либо другой функции – такой метод расчета называется вложением функции.

6.5.3. Строка формул и порядок ее использования

Строкой формул в Excel называется специальная строка, которая находится над заголовками столбцов и используется для ввода и редактирования формул, а также иных содержащихся в ячейке или диапазоне данных. Строка формул показана на рис. 6.16.

Рис. 6.16. Строка формул