Самоучитель работы на компьютере

Сразу же после создания документа (неважно — в программах ли Word, Excel или в обычном Блокноте) нужно его сохранить! Иначе вы можете забыть это сделать, а там или свет нежданно вырубят, или Word зависнет. В результате работали-работали, и придется все начинать сначала. К тому же Word гарантирует восстановление в случае сбоя (самого Word, а не отказа жесткого диска!) только сохраненных документов, а новые (несохраненные) документы могут и восстановиться, и нет — как повезет. Поэтому, как только создали документ, в первую очередь набиваем название текста, а потом нажимаем Ctrl+S. Почему это целесообразно: по умолчанию Word в качестве имени файла при сохранении использует первую строку документа. И вам не придется вводить дважды название документа. Например, вы создали новый документ, ввели его название — «Отчет», и при нажатии Ctrl+S Word предложит вам сохранить этот документ под именем Отчетное. Таким образом, имя файла можно не вводить.

Не лишним будет настроить автоматическое сохранение. А то всякое может случиться. Для этого выберите команду Сервис, Параметры, в окне настроек перейдите на вкладку Сохранение. Далее проследите, чтобы был включен параметр автосохранениекаждые и укажите интервал 1 минута.

13.4.2. Закрытие доступа к файлу паролем

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, принято защищать паролем. Для этого в окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и из появившегося меню выберите команду Параметры безопасности (рис. 127).

Рис. 127. Выберите команду Параметры безопасности.

После этого в окне Безопасность (рис. 128) введите пароль для открытия файла и для разрешения записи (если нужно). Для максимальной защиты нужно ввести два разных пароля. Первый будет запрошен при открытии документа, а второй — при попытке сохранения изменений в документе. Будьте внимательны при вводе пароля — ведь подтверждения пароля не предусмотрено. Когда вы введете пароль (или два пароля), нажмите кнопку Установить защиту.

Рис. 128. Установка пароля.

13.4.3. Свойства документа

Для облегчения поиска рекомендуется заполнить информацию о документе. Для этого выполните команду Файл, Свойства и перейдите на вкладку Документ (рис. 129). Вы можете добавить информацию об авторе, руководителе, учреждении, в котором вы работаете, заполнить ключевые слова и т. д. Все это поможет найти сохраненный документ на вашем жестком диске, если вы забудете его имя (а это рано или поздно произойдет).

Рис. 129. Свойства документа.

13.4.4. Сохранение документа в другом формате

По умолчанию документы сохраняются в родном формате MS Word. Формат документа современных версий MS Word совместим с довольно старым форматом MS Word 97. Другими словами, если кто-то из ваших друзей до сих пор работает в Windows 95/98 с офисным пакетом MS Office 97, ваши документы будут открываться в Word 97 без всяких потерь оформления. А вот чтобы открыть ваш документ в более «древней» версии MS Word, например в Word 95, нужно сохранить его в формате RTF (Rich Text Format). Можно вообще сохранить документ в формате Обычный текст, но тогда ни картинок, ни таблиц вам не увидеть. А формат RTF их поддерживает, но все равно часть оформления при сохранении ваших документов в этом формате будет потеряна.

Для сохранения документа в другом формате выполните команду Файл, Сохранить как (рис. 130). В появившемся окне в поле Тип файла выберите Текст в формате RTF (или другой тип файла) и нажмите кнопку Сохранить. При сохранении в формате RTF расширение результирующего файла будет. rtf, а при сохранении в формате Обычный текст —.txt.

Рис. 130. Сохранение документа в другом формате.

13.4.5. Автоматическое сохранение. Параметры сохранения

У вас частенько отключают электропитание, источник бесперебойного питания еще не купили, но зато постоянно забываете сохранить документ? История знакомая. Вам может помочь сам Word — просто настройте автоматическое сохранение документа. Для этого выполните команду Сервис, Параметры. В появившемся окне перейдите на вкладку Сохранение. По умолчанию включено автосохранение каждые 10 минут. Целесообразно уменьшить данный параметр до 5 минут (рис. 131). Входить в крайности и устанавливать 1 минуту не стоит: помните, что вы не сможете отменить действие после сохранения документа, поэтому такое автосохранение нежелательно. А еще лучше усвоить привычку периодически нажимать Ctrl+S вне зависимости от периодичности автосохранения.

Рис. 131. Параметры сохранения.

Также полезен параметр всегда создавать резервную копию. Расширение у файла резервной копии —.wbk, имя файла — такое же, как у оригинала. В этом случае будет дополнительная гарантия того, что после отключения электропитания вы восстановите хоть какую-то часть своего документа.