Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Часто на практике ключевые показатели структурных подразделений по аналогии с бизнес-процессами выносятся в отдельный документ, который является приложением к положению о подразделении. Этот документ называется счетной картой подразделения. В ней по каждому показателю указываются конечные и промежуточные целевые значения. Причина вынесения этой информации в отдельный документ такая же и обусловлена тем, что перечень ключевых показателей и их целевые значения актуализируются намного чаще, чем остальные разделы положения. В результате такого подхода при изменении показателей не нужно переутверждать весь регламент целиком.

В восьмом разделе положения о подразделении перечисляются права и полномочия, которые предоставляются его руководителю и сотрудникам для эффективного управления подразделением и выполнения его ключевых показателей — KPI(d).

Из возможных полномочий, которыми руководитель и сотрудники могут наделяться, четкой формализации поддаются легитимные и финансовые механизмы управления подразделением. Именно эти полномочия подробно описываются в этом разделе.

В девятом разделе регламента описывается взаимодействие подразделения с другими структурными подразделениями предприятия. В этом разделе указывается перечень отделов— контрагентов, с которыми происходит взаимодействие. После этого по каждому из них указываются информационные и материальные потоки, которые получает подразделение от отдела-контрагента, а также информационные и материальные потоки, которые подразделение предоставляет отделам-контрагентам.

Структуры десятого и одиннадцатого разделов положения «Контроль и ответственность» и «Порядок внесения изменений в положение» аналогичны подобным разделам положения об оргструктуре.

По аналогии описания этих разделов могут выноситься в отдельные документы, которые централизованно регламентируют процедуры контроля исполнения различных регламентов и ответственности за них, а также процедуры внесения изменений и актуализации всех регламентирующих документов, существующих в компании.

В последнем двенадцатом разделе в качестве приложений приводятся другие способы представления информации, содержащейся в этом регламенте. Здесь прикладываются графические схемы оргструктуры подразделения, схемы распределения бизнес-направлений и бизнес-процессов (функций) по структурным единицам подразделения, а также схемы взаимодействий подразделения с другими подразделениями предприятия.

Выше был рассмотрен максимальный перечень разделов и информации, которые может содержать положение о структурном подразделении. Из него в каждом конкретном случае необходимо выбрать перечень основных разделов, наиболее актуальных для текущих целей регламентации. Минимальный формат этого структурного регламента представлен разделом V.

В табл. 6.11. приведен фрагмент положения о структурном подразделении, разработанного для отдела оборудования компании, занимающейся поставкой и монтажом технологического оборудования.

Табл. 6.11. Фрагмент положения о подразделении «Отдел оборудования» торговой компании

Положение о структурном подразделении «Отдел оборудования»

I. Общие положения

1.1.   Настоящее положение о структурном подразделении «Отдел оборудования» (далее Положение) в компании > (далее Компания) предназначено для описания бизнес-процессов (функций), выполняемых подразделением, его прав, ключевых показателей и взаимодействий с другими структурным подразделениями компании.

1.2.   Общее руководство подразделением осуществляет начальник отдела оборудования (далее Руководитель), который напрямую подчиняется Коммерческому директору компании.

1.3. В своей деятельности подразделение руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающимися деятельности подразделения, а также настоящим положением.

II. Бизнес-процессы (функции) подразделения

2.1.   Основные бизнес-процессы (функции)

•   Проведение переговоров с клиентами;

•   Заключение договоров с клиентами на поставку технологического оборудования;

•   Проведение переговоров с производителями технологического оборудования;

•   Заключение договоров с производителями на производство и поставку оборудования;

•   Поиск транспортных экспедиторов и заключение договоров на оказание транспортных услуг;

•   Организация доставки оборудования клиенту;

•   Проведение расчетов с покупателями оборудования;

•   Проведение расчетов с производителями оборудования;

•   Организация монтажа технологического оборудования у клиента;

•   Организация проведения пуско-наладочных работ у клиента;

•   Организация сервисного гарантийного и послегарантийного обслуживания технологического оборудования;

•   Работа с претензиями клиентов;

•   Контроль выполнения договоров на поставку технологического оборудования;