Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

На первом этапе формируется команда управления и координационная рабочая группа проекта, которые будут заниматься общим планированием, контролем и управлением проектом. В состав команды управления должны войти менеджер, куратор, администратор и несколько участников. В состав координационной рабочей группы должны войти топ— менеджеры компании, включая первого руководителя. Их основной задачей будет являться принятие решений о выделении и выборе бизнес-процессов для оптимизации, определении ключевых показателей, выбор вариантов процессов «как надо».

В состав координационной группы также должны войти специалисты по процессному управлению. Их роль могут сыграть как внутренние сотрудники предприятия из служб управления бизнес-процессами, организационного развития, управления качеством и т. д., так и привлеченные на временной основе внешние консультанты. Основной их задачей должно являться методологическое и информационное обеспечение работы топ-менеджеров и обеспечение принятия ими решений по проекту.

В больших компаниях рекомендуется более формализовано подходить к формированию этой группы. Для этого нужно заранее описать роли участников в положении о координационной рабочей группе проекта. В этом случае в положении нужно указать, каким топ-менеджерам дается право решающего голоса по проекту, а каким топ-менеджерам и специалистам по процессному управлению — право совещательного голоса.

Рис. 7.1. Этапы типового проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры

На втором этапе проекта координационная группа должна разработать общий агрегированный план проекта, в котором описываются общие цели проекта, основные этапы, сроки и ответственные.

Этот план является типовым и содержит представленные выше этапы. Сформулированные в общем плане цели проекта имеют общий характер, так как их точное формулирование невозможно без выбора процессов для оптимизации и определения ключевых показателей, подлежащих улучшению. Эта работа будет сделана позже, после чего сформированные процессные группы по выбранным для оптимизации процессам начнут разрабатывать детальные планы по своим задачам. Именно в их планах будет точное описание конечных целей и результатов проекта.

Для реализации проектов по оптимизации предприятия на третьем этапе необходимо провести обучение ключевых сотрудников компании методам описания и оптимизации бизнес-процессов, а также основным технологиям построения оргструктуры. В состав ключевых сотрудников, проходящих обучение, в первую очередь должны войти руководители верхнего и среднего уровней управления, а также ключевые специалисты структурных подразделений, которые будут играть значимую роль в проекте улучшения.

Целью такого бизнес-обучения является не только приобретение знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения проекта. В ходе обучения также происходит демонстрация необходимости улучшений и подготовка компании к изменениям. Мероприятия, преследующие вторую цель, называют внутренним маркетингом и PR проекта, который является одним из методов уменьшения сопротивлений.

Второй составляющей этого этапа является техническое обеспечение работ, в ходе которого осуществляется внедрение программных средств описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры. В ходе внедрения осуществляется инсталляция и настройка программных продуктов бизнес-моделирования, обучение пользователей и разработка инструкций по работе с ними.

После проведения бизнес-обучения и инсталляции программных средств координационная рабочая группа проекта приступает к выполнению четвертого этапа. В ходе него происходит выделение и ранжирование бизнес-процессов. Далее на основе стратегии координационная группа осуществляет выбор приоритетных процессов для последующего улучшения. По каждому выбранному процессу должны быть определены ключевые показатели, подлежащие улучшению, а также сформулированы предварительные предложения по достижению этого. Эти результаты далее на шестом этапе будут использованы для разработки планов оптимизации выбранных бизнес-процессов.

В виду значимости четвертого этапа для дальнейшего хода проекта, технология его выполнения будет подробно рассмотрена в следующем разделе.

На пятом этапе по каждому приоритетному процессу должна быть сформирована процессная рабочая группа. Например, если было принято решение оптимизировать три бизнес-процесса, должны быть созданы три рабочие группы.