Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Рис. 1.11. Четыре типа взаимодействий и базовые варианты организационных структур

1.6. Этапы построения и оптимизации организации

В современном менеджменте проводить анализ и оптимизацию деятельности организации рекомендуется с использованием моделей. Такой подход позволяет повысить качество результатов, уменьшить время и издержки проекта по оптимизации.

Модель системы — это некоторое упрощение, которое отвечает на определенный круг вопросов относительно самой системы. Например, если в качестве системы рассмотреть Землю, то географическая карта Земли является ее моделью, которая отвечает на круг вопросов, связанных с географией (см. рис. 1.12).

Рис. 1.12. Географическая карта — модель Земли

При построении организаций также необходимо использовать подобные карты и чертежи, которые называются бизнес-моделями.

При построении и оптимизации деятельности компании рекомендуется строго соблюдать проверенную на опыте последовательность пяти этапов (см. рис. 1.13):

Этап 1. Разработка модели организации «как есть».

Этап 2. Анализ модели организации «как есть».

Этап 3. Разработка модели организации «как надо».

Этап 4. Разработка и реализация плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо», проведение изменений и внедрение схемы «как надо».

При проведении анализа существующей ситуации и разработки модели организации «как надо» необходимо использовать результаты стратегического анализа и планирования. Иначе говоря, для построения оптимальных бизнес-процессов и организационной структуры требуется наличие разработанной стратегии.

Рис. 1.13. Этапы построения и оптимизации организации

1.7. Инструменты организационного проектирования

В книге будут рассмотрены различные инструменты, которые помогают осуществлять оптимизацию бизнес-процессов и организационной структуры. Все эти инструменты можно разделить условно на два типа — простые и сложные.

На практике при оптимизации деятельности часто встает вопрос о выборе типа инструмента. Простые инструменты более легки в использовании, сложные — дают более информационно-емкий результат. При выборе того или иного инструмента следует руководствоваться принципом целесообразности. Суть принципа состоит в том, что сначала нужно взвесить выгоды и затраты от применения каждого инструмента, и только после это принимать окончательное решение о выборе.

При этом рекомендуется постоянно помнить и использовать закон Парето: при решении любых задач зависимость между усилиями и результатами имеет насыщение. В большинстве случаев оказывается, что если усилия прикладываются в правильной последовательности, то 20 % первоочередных усилий дают 80 % результата (см. рис. 1.14).

При оптимизации деятельности компании в первую очередь нужно выбирать инструменты, относящиеся к зоне «20 на 80». Это позволит сэкономить усилия и достичь за короткое время наибольших результатов. Только потом, когда все резервы простых инструментов исчерпаны, а цели развития требуют дальнейшего совершенствования предприятия, наступает очередь применения сложных подходов.

В книге будет описано, какие инструменты относятся к простым, а какие к сложным. Пример простого инструмента — вертикальное описание бизнес-процессов, его нужно использовать в первую очередь. И только тогда, когда исчерпаны возможности этого инструмента и требуется последующее совершенствование, можно переходить к более сложному — горизонтальному описанию бизнес-процессов.

Рис. 1.14. Закон Парето и инструменты организационного проектирования

Глава 2. Технология структуризации и описания компании

2.1. Четыре шага описания компании

В предыдущей главе были названы основные этапы построения и оптимизации компании:

Этап 1. Разработка модели организации «как есть».

Этап 2. Анализ модели организации «как есть».

Этап 3. Разработка модели организации «как надо».

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

В этой главе будет подробно рассмотрен первый этап — разработка модели или описание компании «как есть», который в свою очередь состоит из четырех шагов (см. рис. 2.1).

Рис. 2.1. Четыре шага описания компании

Первый шаг — описание бизнес-направлений, реализуемых компанией. Под бизнес— направлениями понимают основные направления деятельности компании, которые формируют ее доход и имеют определенную технологическую однородность.

Для организации, разработавшей стратегию и формализовавшей ее в виде стратегического плана, перечень бизнес-направлений должен быть сформулирован в разделе, описывающем продуктово-рыночную составляющую стратегии2.

Второй шаг — описание бизнес-процессов, направленных на реализацию данных бизнес— направлений.

Третий шаг — описание организационной структуры компании, и, наконец, четвертый — распределение ответственности за бизнес-процессы между структурными единицами.