Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

На шестом этапе происходит мониторинг реализации плана по управлению изменениями. В ходе него производится контроль и анализ выполнения мероприятий согласно плану. В случае если проводимые мероприятия не приводят к желаемому результату или выполняются с нарушением сроков и качества, то ответственный за управление изменениями осуществляет корректирующие действия.

Седьмой этап управления изменениями состоит в обработке и накоплении информации о сопротивлениях, последствиях их проявления, а также опыте по их уменьшению. На этом этапе также происходит выработка рекомендаций для использования полученного опыта в будущем.

7.3.2. Типовые мероприятия по уменьшению сопротивлений

Типовые мероприятия по уменьшению сопротивлений базируются на основе причин, их вызывающих. Обобщение опыта проведения проектов изменений показало, что основными и типовыми причинами, приводящими к сопротивлениям являются:

•   страх персонала перед неизвестностью;

•   ощущение сотрудниками потерь;

•   отсутствие у сотрудников убежденности в необходимости изменений;

•   недовольство персонала переменами, насаждаемыми сверху;

•   страх сотрудников перед неспособностью выполнять что-либо и неудачей;

•   нарушение установленного порядка, привычек и взаимоотношений персонала;

•   отсутствие у сотрудников предприятия уважения и доверия к лицу, осуществляющему изменения.

Для проектов, связанных с оптимизацией бизнес-процессов и оргструктуры следует добавить следующие частные и специфические причины:

•   сотрудники не желают, чтобы их деятельность стала «прозрачной»;

•   персонал боится обнаружения зон неоптимальности в их работе;

•   функциональные руководители не желают, чтобы в оптимизацию и построение операционной деятельности их служб вмешивались внешние люди;

•   функциональные руководители не желают брать в свои отделы «не выгодные» функции и отдавать в другие службы «выгодные», что часто возникает при оптимизации процессов.

На основе рассмотренных причин сопротивлений разработаны и активно применяются типовые мероприятия, нацеленные на уменьшение как самих сил сопротивления, так и их последствий. Эти мероприятия разбиваются на следующие группы:

•   внутренний маркетинг и PR проекта;

•   вовлечение потребителей результатов проекта в проект;

•   не материальная и материальная мотивация участников проекта;

•   индивидуальные переговоры и убеждение;

•   формализация;

•   принуждение.

Первая группа представляет осуществление мероприятий по внутреннему маркетингу и PR проекта. Она включает различные коммуникативные мероприятия. Основными из них являются: информирование сотрудников о планируемых изменениях, обсуждение идей и мероприятий, проведение разъяснительных бесед, построение эффективных коммуникаций, проведение обучения и других подобных мероприятий. В следующем разделе это направление работы с изменениями будет рассмотрено подробнее.

Вторая группа мероприятий заключается в привлечении сотрудников, чья деятельность будет затронута изменениями, к принятию решений о проводимых изменениях. К этой группе также относится предоставление лицу, которое может оказать или оказывает сопротивление, ведущей роли в принятии решении о проводимых изменениях и их осуществлении.

Переговоры с персоналом, оказавшим сопротивление и проведение компенсаций с помощью нематериальных или материальных стимулов, образует третью группу мероприятий. В рамках этого направления рекомендуется использовать механизмы проектной мотивации, которые подразумевают формирование премиального фонда для проектной группы по оптимизации и его распределение по участникам в конце проекта в зависимости от достигнутых ими общих и индивидуальных результатов.

Четвертую группу мероприятий составляют работы, связанные с применением индивидуального подхода к каждому из сопротивляющихся. Они включают поиск их личных мотиваций для участия в проекте или их создание, а также последующее оказание убеждающего влияния на оппонентов на этой основе.

Пятой группой являются мероприятия по формализации работ проекта и взаимоотношений с потребителями его результатов. Это направление работы подразумевает применение технологий детального планирования, протоколирования решений, разработку и применение формализованных процедур по обсуждению, согласованию и утверждению изменений. В частности к этой группе относится применение формализованных подходов для описания процессов и оргструктуры в состояниях «как есть» и «как надо».