Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Разработка документальных обоснований. Определите и запишите цели, принципы, процессы, которые станут руководством к действию и принятию решений как для вас, так и для тех, с кем вы работаете. Это не самое приятное занятие, но это основа для повышения эффективности, разовое выполнение неподъемной задачи. Но оно не займет много времени (а если вы возглавляете команду или отдел, вы научите этому и других).

Постоянное обслуживание систем. Смазывайте механизмы. Это просто. Положительные результаты применения методики станут хорошей мотивацией: вы увидите, что созданные вами системы активно работают. Вы с удовольствием будете следить за ними, чтобы они продолжали работать максимально эффективно.

Два важных момента

Во-первых, чтобы показать новый подход с разных сторон, в конце большинства глав я привожу примеры из жизни. Одни связаны с темой главы, другие — нет. Примеры напомнят вам о том, что взгляд на мир под новым углом — обязательный элемент этой методики. Наиболее выгодная позиция для системного мышления — выход из системы повседневных механизмов. Только при стороннем наблюдении можно правильно проанализировать и настроить механизмы так, чтобы они давали желаемый результат.

Во-вторых, важно говорить на одном языке. В книге я использую слова и термины в том значении, в котором они применимы к методике системного мышления. И сейчас, в самом начале, рекомендую вам ознакомиться с ними.

99,9% всего, что нас окружает, работает четко. Оглянитесь! Все в мире стремится к эффективности. Все системы хотят работать идеально, и 99,9% это удается.

Бизнес. Чтобы зарабатывать, не обязательно постоянно присутствовать в офисе.

Замкнутая система. Независимая технологическая единица, легко различимая в своей среде.

Упущение. Далеко не идеальная ситуация, которая возникает из-за того, что кто-то чего-то не сделал.

Основные принципы работы. Второй по значимости из трех основных документов компании. Собрание рекомендаций по принятию решений объемом 2–4 страницы. Содержание соответствует документу под названием «Стратегическая цель». Документ, необходимый для создания рабочей среды, а в упрощенном и сокращенном варианте применим к личной жизни (см. главу 10).

Специальность или профессия. Чтобы зарабатывать, нужно присутствовать на рабочем месте.

Линейность. Большинство систем работает линейно, с последовательной сменой этапов. Линейный процесс не хаотичен, а логичен и прост для понимания.

Механическая система. Такие материальные предметы, как машина или дом, вследствие своего физического состояния не меняют формы и цели. То же происходит с традиционным рабочим процессом, который, благодаря документации, становится механическим.

Люди с улицы. Люди, которые будут выполнять свою работу так, как ее видят владельцы бизнеса или руководство. Это могут быть как новички, так и опытные специалисты.

Традиционная рабочая система. Циклическая система коммуникации или рабочий процесс, компоненты которого (а значит, и результаты) варьируют в зависимости от личности, настроения или времени суток.

Со стороны и сверху. Такое восприятие имеет принципиальное значение. Взгляд сверху вниз охватывает и наблюдателя, то есть вас.

Идеал. В мире систем точность в 98% считается идеальной, поскольку для достижения оставшихся 2% требуется слишком большая отдача.

Первичная система, или система систем. Целостная, состоящая из подсистем единица с конечной целью. Организм в организме.

Инженер-проектировщик. Эту роль выполняет владелец бизнеса или руководитель, который занимает стороннюю, направленную на совершенствование системы позицию, а не выполняет работу непосредственно. В личной жизни при таком подходе обеспечиваются оценка, анализ, настройка и поддержание систем человека.

Циклическая система. Замкнутый процесс, который повторяется снова и снова.

Стратегическая цель. Главный из трех основных документов методики системного мышления. Одностраничный документ, который определяет цели, методологию, преимущества и действия (см. главу 10).

Система, подсистема (или процесс, механизм, машина). Замкнутая единица со множеством вращающихся механизмов, каждый из которых служит единому замыслу: добиться поставленной цели. В контексте системного мышления нас больше всего интересуют циклические системы. В некоторых контекстах термины система и подсистема взаимозаменяемы.