Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Возможности для управления обработкой заказов

Обработка полученных заказов должна включать следующие операции:

• проверка кредитоспособности заказчика;

• проверка доступности запасов;

• подтверждение приема заказов;

• модификация заказов;

• обсчет заказов;

• оповещение клиентов о состоянии заказов;

• детализация цен и ценовых скидок;

• оформление договоров (спецификаций) на продажу; • выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке

Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

• код заказчика;

• код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

• код группы товаров;

• код (номер, артикул) товара;

• количество товара;

• код пункта назначения;

• код вида транспорта;

• код упаковки;

• и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

• коды заказчиков;

• коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

• коды группы товаров;

• коды (номер, артикул) товара;

• коды пунктов назначения;

• коды видов транспорта;

• коды упаковки;

• коды условий сделок;

• коды условий поставок;

• коды приоритетов;

• коды особенностей обработки и др.;

• коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

• и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

• инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

• техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: «Клиент процесса должен выполнять этот процесс». Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen" ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.