Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса

Не имеет смысла проводить ежедневные пятиминутки, если руководители компании работают в разных местах или даже в разных часовых поясах. Конечно же, пятиминутку можно провести и по телефону, но чаще всего это слишком хлопотно и не дает того позитивного эффекта.

Во всех остальных случаях ежедневные пятиминутки помогают добиться лучшей согласованности действий руководства, а результаты не заставят себя ждать.

Неизбежные трудности

Для того чтобы практика ежедневных пятиминуток начала приносить свои плоды, необходимо сначала заставить сотрудников приходить на них, пока это не войдет в их привычный распорядок дня. Иначе они ухватятся за любой предлог пропустить непривычное мероприятие и так и не оценят его достоинств.

Чтобы решить эту проблему, следует проводить пятиминутки всегда в одно и то же время и в одном и том же месте. Кроме того, важно ни под каким предлогом не отменять совещание, даже если на него могут прийти только два человека, а остальные отсутствуют в офисе.

Уложиться в пять минут зачастую нелегко — это еще одна распространенная проблема. Ничего страшного, если совещание ненадолго затягивается, потому что участники отвлеклись и заговорили о личных делах. Но немедленно пресекайте попытки решать те вопросы, которые на самом деле должны рассматриваться на тактическом совещании. В противном случае все будут воспринимать пятиминутку как полноценное тактическое совещание, которое — о ужас! — теперь происходит ежедневно.

Можно избежать этого, если запретить участникам пятиминутки сидеть. Кроме того, у команды должна выработаться стойкая привычка заканчивать совещание не позднее, чем через десять минут.

Наконец, чтобы избежать возникновения обоих возможных проблем, необходимо назначить пятиминуткам своего рода испытательный срок, скажем, два месяца. По истечении этого срока команда договаривается судить об эффективности коллектива этого типа совещаний для работы.

Тип 2. Еженедельная тактика

Каждой компании нужны регулярные совещания, посвященные решению исключительно насущных тактических вопросов. Не так уж важно, будут ли они проводиться раз в неделю или раз в две недели. Главное, чтобы на них присутствовало все руководящее звено компании и чтобы они проводились регулярно и последовательно.

Еженедельное тактическое совещание может длиться от сорока пяти минут до полутора часов, в зависимости от того, как часто оно проводится. Оно должно включать в тебя несколько важных элементов, рассмотренных ниже.

Разминка

Во время разминки каждый из участников совещания называет главные, с его точки зрения, вопросы, подлежащие рассмотрению. На это каждому выделяется одна минута (да- да, шестьдесят секунд!). Таким образом, даже если в совещании будет принимать участие больше людей, чем обычно, для разминки потребуется не больше десяти минут.

Разминка задает тон всему совещанию. С первых же минут участники активно включаются в происходящее, и им легче выявить те проблемы, которые требуют немедленного внимания.

Обзор статистики

Следующий ключевой момент тактических совещаний — обзор статистики по продажам, доходам, удовлетворенности покупателей, изобретениям и прочему. Конечно же, содержание обзоров зависит от специфики организации. Но старайтесь рассматривать только ту статистику, которая необходима для принятия решений, а не всю доступную. Я думаю, статистика должна приводиться по четырем-шести пунктам, и тратить на нее нужно не больше пяти минут, даже с учетом уточняющих вопросов по каким-то отдельным цифрам. На этом этапе следует по-прежнему избегать длительных обсуждений.

Повестка дня в режиме реального времени

Сразу же после окончания разминки и обзора статистики (что занимает, как правило, не более чем четверть часа) самое время поговорить о повестке дня. Да-да. Вопреки распространенному убеждению, повестку дня нужно составлять не заранее, а на совещании, после разминки и обзора статистики.

Повестка дня должна отражать текущее положение дел в компании и успешность продвижения к целям, а не предположения и догадки руководителя, запечатленные на бумаге за два дня до совещания. Неразумно пытаться предугадать, какие вопросы нужно будет обсудить, не обладая всей полнотой информации.

Руководители совещаний должны овладеть тем, что я называю дисциплинированной спонтанностью; им нужно преодолеть искушение составить повестку дня загодя и позволить ей самой сформироваться на совещании. Несмотря на то, что в этом случае они несомненно будут меньше влиять на ход событий, эффективность совещания заметно повысится.