Soft skills для IT-специалистов. Прокачай карьеру и получи работу мечты

Нам кажется, что компьютеры выполняют множество задач одновременно, однако они просто быстро переключаются между ними. Этот процесс так и называется – переключение задач. Суть в том, что компьютеры простаивают большую часть времени, ожидая команд пользователя, и отключаются или занимаются другими задачами. Компьютеры – это отличный пример переключения между задачами, потому что у них идеальная память, они никогда не забудут, на чем остановились и что должны делать дальше.

К сожалению, у людей нет такой феноменальной памяти. Мы легко теряем суть дела, забываем, чем должны заниматься, а потому мы – плохой пример для переключения задач. Однако люди умеют замечать, когда задачи простаивают, и могут переключиться. Но это не то, в чем сильно большинство, потому что мы искренне считаем себя многозадачными. Способность заметить, что вы застопорились («Я жду, когда Джейсон ответит на мое письмо»), позволяет переключиться с одной задачи на другую. Конечно, если у вас исключительно хорошая кратковременная память и глубокое внимание к деталям, вы можете вернуться к исходной задаче, создавая видимость многозадачности.

При необходимости я могу переключаться между задачами, как компьютер. Я в состоянии одновременно вести несколько обсуждений, списков, быть в разных контекстах и т. д. Я могу быть невероятно продуктивным в определенном смысле этого слова. Я имею в виду, что, если все мои повседневные задачи состоят из коротких, быстрых заданий с большим количеством свободного времени (например, сбор информации от коллег и принятие решений на основе этой информации), я могу многое успеть. Но передо мной стоят разные задачи. В процессе работы над статьей или книгой я не могу быстро переключаться, потому что в писательстве не случается простоев. Для этой задачи нет естественных конечных пунктов, и все остальное, кроме письма, меня отвлекает. Когда я пишу, отвлекающий фактор заставляет меня переключиться с задачи, требующей моего внимания, что приводит к снижению производительности. Поэтому, когда я не нахожусь в режиме переключения задач, я отключаю все отвлекающие факторы: закрываю дверь, выключаю всплывающие уведомления, даже отключаю Wi-Fi, если могу. Только нечто срочное, например, телефонный звонок, может заставить меня отказаться от выполнения задачи, когда я нахожусь в таком режиме работы.

Проблема в том, что большинство людей не управляют своими режимами работы. Они не переводят себя в режим выполнения одной задачи и не осознают, что многозадачный режим – на самом деле режим переключения – это тоже отличный подход к достижению целей. Люди не планируют для себя работу в этих режимах: возможно, они пытаются быть многозадачными по утрам, а всю вторую половину дня занимаются чем-то одним. Но если вы научитесь распознавать различные режимы, вы станете более продуктивными, удовлетворенными и разумными.

Как избежать путаницы в многозадачности?

Отследите, когда настало время перевести себя в режим одной задачи, например, когда вы программируете, пишете что-то или работаете над чем-то еще, что требует вашего полного внимания в течение длительного периода. Сократите все отвлекающие факторы. Если вы работаете в офисе, попробуйте придумать сигнал для ваших коллег и согласуйте его с ними, например: «Если я в наушниках, пожалуйста, не отвлекайте меня». Выключите уведомления приложений.

Когда придет время перейти в режим многозадачности, не погружайтесь в работу, которая потребует вашего внимания более чем на несколько минут. Вместо этого возьмитесь за множество тех задач, которые можете выполнить быстро. При необходимости делайте заметки: они помогут вспомнить, на какой стадии выполнения вы находились в каждой из задач. И записывайте все действия, за выполнение которых отвечаете.

Не смешивайте режимы. Если вы переходите в режим одной задачи, а остальные требуют вашего внимания, отложите свою однозадачную работу и смиритесь с необходимостью работать в многозадачном режиме еще некоторое время. Возвращайтесь к однозадачной работе, когда сможете выделить на нее достаточно времени.

7.4 Упражнения

Настал момент определиться с задачами и начать применять советы по управлению временем!

Начните с инвентаризации всех проектов вашей жизни, которые могут быть как рабочими, так и личными. Знаете ли вы, для чего ежедневно выполняете их? Можете ли вы четко сформулировать результаты, которых от них ожидаете, и объяснить, какую ценность, по вашему мнению, они принесут? Исключите те задачи, для которых вы не нашли ответа на вопрос «Для чего?».

Создайте свой каталог времени. Начните с отслеживания того, как вы сейчас проводите время, не осуждая себя. Если вы восемь часов в неделю смотрите видео с котиками на YouTube, то запишите это. Выполняйте упражнение в течение недели и постарайтесь определить дни, которые выдались хорошими лично для вас. Так вы увидите, где и как проводите свое время, и сможете найти время на другие цели.