Заполнявшаяся в лагерях учетная карточка военнопленных была существенно короче, чем опросный лист, и насчитывала всего 20 пунктов. Помимо основных данных на военнопленного в ней фиксировались прибытие в лагерь и его убытие, давался его словесный портрет, перечислялись особые приметы, сведения о родственниках, информация о судимости. Кроме того, в карточке учета, как и в «Инструкции…» отмечались национальность, подданство и родной язык военнопленного. Однако формальный подход к заполнению данных пунктов нередко приводил к путанице при регистрации пленных. Конечно, в большей степени это касалось немецких военнопленных, но все же определенные сложности возникали и с финнами. Так, например, существовала проблема при заполнении учетных карточек пленных шведов и этнических русских военнослужащих финской армии. Нередко последние, особенно в начале войны Продолжения, старались скрыть свою подлинную национальность, опасаясь возможных нежелательных для себя осложнений. Так, русские превращались в финнов или шведов. Иногда так поступали потомки смешанных семей. В середине и конце войны 1941–1944 годов ситуация несколько изменилась. И хотя принадлежность к русской национальности в лагерях для военнопленных не давала никаких привилегий, но знание русского языка в некоторых случаях позволяло, например, устроиться помощником переводчика при враче.
Анализируя «Инструкцию…», необходимо отметить, что в ней присутствуют три основных вопроса, позволяющих достаточно точно идентифицировать государственную принадлежность военнопленного. Этими признаками, по моему мнению, являются: во-первых, национальность пленного; во-вторых, подданство; в-третьих, принадлежность к национальной армии. Казалось бы, проблем с установлением точного количества финских военнопленных, находящихся на территории СССР, возникать не должно. Однако ряд объективных и субъективных причин не позволяют исследователям в полном объеме раскрыть данный вопрос и получить цельную и достоверную информацию. В их числе стоит отметить: 1) значительное количество пленных, поступающих в приемные пункты одновременно и подлежащих учету и регистрации; 2) морально-психологическое состояние солдат и офицеров, попавших в плен, что подразумевает некоторые неточности и нередко умышленные искажения фактов при ответах на вопросы; 3) наличие большого количества распоряжений и инструкций, регулирующих порядок учета и оформления дел военнопленных; 4) недостаток специалистов по регистрации пленных в приемных пунктах и лагерях НКВД и их низкий профессиональный уровень и др.
Руководство УПВИ НКВД СССР принимало различные меры для исправления имеющихся недостатков и ошибок в таком важном вопросе, как учет и регистрация военнопленных. В период войны продолжения советское руководство неоднократно принимало новые документы, которые корректировали и исправляли недочеты в этом вопросе. Среди них первым стоит отметить приказ НКВД СССР № 00 404 об упорядочении учета военнопленных и отчетности лагерей для военнопленных от 1 марта 1943 года. Затем, 15 мая 1943 года, была принята директива НКВД СССР № 248 «О необходимости принятия мер по улучшению санитарно-бытовых условий содержания военнопленных», в которой предписывалось «пропустить весь контингент военнопленных через медицинскую комиссию», при этом, естественно, подразумевался и переучет и перерегистрация пленных. В августе 1943 года принята Инструкция № 413 по оформлению документов персонального учета на умерших военнопленных в лагерях и спецгоспиталях НКВД. 16 ноября 1944 года была утверждена Инструкция по персональному переучету военнопленных, содержащихся в лагерях НКВД и в спецгоспиталях НКО и НКЗДРАВА. Все эти нормативные документы должны были упорядочить учет и регистрацию военнопленных. Однако, несмотря на принятые руководством УПВИ нормативные акты, реальная ситуация в местах временного и постоянного размещения пленных оставляла желать лучшего. Нередко руководство лагерей само не могло доложить в УПВИ точное количество содержащегося в их ведении контингента. Ряд директив совершенно не выполнялся, и в первую очередь это касалось учета умерших военнопленных.