Современная организация: персонал и технологии

Планирование начинается с постановки цели: необходимо определить, что будет изучаться, каким образом, и в каком виде будут представлены результаты. После этого формулируются основные задачи (этапы), и определяется последовательность действий по исполнению задач (алгоритм). Детализация плана исследования производится с учетом имеющихся ресурсов, дополнительные ресурсы (если необходимо) включаются в план и затем согласовываются с руководством организации. По каждой задаче (этапу) рассматриваются возможные кандидатуры исполнителей, выбираются наиболее опытные и способные. Также определяется необходимость подключения внешних экспертов-консультантов, производится расчет по всем возможным расходам, закладывается резерв (не менее 20%). Определяются предварительные сроки проведения исследования и состав рабочей группы, которые затем согласуются с руководством организации.

Согласованный руководством план исследования с графиком проведения работ и утвержденным списком исполнителей (рабочей группы) обязательно доводится до работников организации, чье участие в исследовании закрепляется в приказном порядке.

2) Создание рабочей команды

Подбор рабочей команды должен проводиться непосредственным руководителем маркетинговой службы, с учетом рекомендаций вышестоящего руководства. Исследовательская группа создается на ограниченное время, поэтому необходимо подбирать состав таким образом, чтобы снизить возможность конфликтов в группе до минимума, группа должна выполнять задания, а не заниматься выяснением межличностных отношений. Для этого руководитель должен иметь минимальные сведения о том, что представляют собой будущие члены группы как профессионалы и как личности. Такие сведения являются конфиденциальной информацией (защищенной Законом об информации и Конституцией страны), поэтому руководитель должен понимать меру своей ответственности за разглашение или неправомерное использование полученной (в приватных беседах с работниками организации, из личного дела или через внешних информаторов) информации.

Перед набором команды руководитель должен составить план проведения работ, на основе которого ему будет проще и легче подбирать конкретных работников – исполнителей отдельных задач. Обычно во время тщательного планирования исследования удается совместить несколько задач на одном исполнителе (чьи способности и возможности оцениваются руководителем в предварительном собеседовании), что позволяет сократить расходы и сроки исследования, а также сократить количество членов рабочей группы.

После назначения исполнителей (утверждения состава рабочей группы) производится окончательное распределение обязанностей на время проведения исследования, с каждым участником согласовывается временной график работ. Каждый работник-исполнитель должен четко представлять, чем он будет заниматься, что от него требуется для выполнения поставленных задач. Понимание общей цели и методов достижения – обязательное условие успешного проведения исследования. Руководитель группы должен уметь формулировать задания в понятном виде (сначала в черновом варианте, а после обсуждения в группе – окончательном, чтобы не возникало лишних вопросов и недопонимания по обязанностям).

Рабочая группа (или отдельный исполнитель) должна быть обеспечена всем необходимым (материалы, техника, другие ресурсы) до начала работ, чтобы в определенное графиком время выполнить все поставленные задачи. Маркетологи сами должны позаботиться о том, чтобы необходимые для проведения исследования материалы были подготовлены заранее и в полном объеме (распечатаны бланки опросов и тестов, авторучки и карандаши проверены, необходимые помещения выделены и оборудованы и т.п.). Руководитель группы является ответственным лицом по вопросам обеспечения, создания приемлемых условий работы и согласованию исследовательских работ с подразделениями организации.

3) Распределение обязанностей и график работ

Распределение обязанностей в группе (или передача списка задач одному исполнителю) производится заранее, чтобы участники могли внести необходимые коррективы или изменить свои рабочие и личные планы на время проведения исследования. Руководитель обязательно должен предусмотреть замену (или возможность совмещения обязанностей) для каждого ключевого участника в случае форс-мажорных обстоятельств. При распределении обязанностей каждый участник должен получить общую картину работ (для чего проводится исследование, какая роль назначена каждому участника). Приоритетность отдельного направления исследования (если таких несколько) также должна быть известна участникам, вспомогательные роли при этом обязательно должны быть связаны с основной целью исследования, чтобы каждый участник осознавал свое место в процессе.