Первые версии духовных росписей оформлялись в виде тетрадок с вручную расчерченными таблицами для ввода данных. Печатные же версии исповедальных ведомостей начали появляться лишь к середине XIX века, при этом содержание практически не менялось за все время существования документа. Строгий контроль вышестоящего духовного правления дисциплинировал священнослужителей, которые старались относиться к заполнению книг ответственно, ведь в противном случае им грозили наказания, вплоть до лишения сана. Официальный отказ государства от ведения исповедных росписей произошел после революции 1917 года, но отдельные священники продолжали вести списки и несколько последующих лет.
Пример (образец) исповедальной ведомости:
В отсутствие метрических книг исповедные росписи обладали юридической силой и использовались при разрешении брачных и земельных конфликтов. Переселенцам настоятель церкви выдавал справку об исповедовании, без которой невозможно было совершить обряд бракосочетания на новом месте. Что касается описания, то исповедальная книга схожа с прочими церковными документами. Первым указывался порядковый номер семьи или двора, далее шел непосредственно перечень прихожан, где первоначально вписывали представителей мужского пола, и только после этого могла быть записана жена или другая родственница отца семейства. В следующие столбцы исповедной росписи вносился возраст, сословная или владельческая принадлежность. Иногда прямо в этом списке указывался населенный пункт, в случае если к приходу относились несколько селений. Тут же отмечалось присутствие либо отсутствие на исповеди. Все листы должны были подписываться каждым звеном причта, но, так как это указание носило рекомендательный характер, на практике заверение происходило только на заключительных страницах блоков.
В конце исповедальной ведомости приводились статистические общие сведения о приходе в виде таблицы, разделенной на сословия.
Форма написания была относительно свободная, а исповедные росписи даже соседних уездов могли сильно отличаться по оформлению и чередованию записей, к чему исследователь должен быть заранее морально подготовлен. Для того, кто ищет, первостепенным значением является расположение фамилий, которые, как правило, шли в начале, что дает возможность более или менее оперативно разыскать нужного прихожанина (насколько это возможно, исследуя огромные фолианты, пример которых показан на фотографии в Приложении). Однако поисковик-генеалог должен иметь в виду, что в конце 20-х годов XX столетия, во времена существования РСФСР, исповедальные ведомости, начиная от 1865 года и двигаясь к нашему времени, были признаны не имеющими исторической ценности, в связи с чем большая часть фондов была уничтожена.
Информация, содержащаяся в исповедных росписях населения Российской империи, обладает особенной ценностью еще и потому, что в этих документах фиксировались принадлежность жителей к определенному владению, их социальное положение, возраст, место проживания, составы семей, за редкостью род занятий.