Start 2.0

Я разделяю задачи на два основных потока: «могу и делаю сразу, потому что есть возможность и это занимает не более 5 минут» и «сделаю потом».

Дела-пятиминутки – выпить кофе с коллегой, вынести мусор, помыть посуду. Обычно это несложные задачи с низким приоритетом. Их можно выполнять «по ходу» или выполнять в моменты перерыва от основной деятельности. Помыть посуду – отличный способ отвлечься от задачи «на подумать».

Остальные дела требуют времени и усилий. Их сразу нужно записать в планер или to-do list. Если не записать, то либо задача будет все время всплывать в голове и маячить там, мешая другим мыслям, отвлекая на себя наше внимание, либо мы про нее забудем, и она утонет в море других мыслей и дел. Перенести вопрос из головы на бумагу – это как освободить ресурсы компьютера от лишних процессов для более эффективного решения текущих задач.

Выписывая задачи в список, мы не только освобождаем место в голове, мы еще структурируем информацию и позволяем себе спокойно выбрать приоритетные дела, а не бросаться на каждый поступивший запрос, пытаться справиться одновременно со всем, что навалилось. Мы спокойно, в комфортной атмосфере выбираем важное именно сейчас, для чего у нас есть ресурсы – и делаем это. Потом следующее, следующее и так далее.

Задач много, но структурируя их, мы можем выделять 1-3 задачи на ближайшее время (по срочности или по уровню нашей подготовленности), отложить остальные вопросы и быть уверенными, что мы про них не забудем – решим позже.

Записывая задачи в календарь, планер – мы можем распределять их по времени, выставлять дедлайны, переносить дела, заполняя ими свободные ячейки – так мы делаем свою жизнь комфортной и понятной. Так мы знаем, сколько задач мы решим за сегодняшний день, как это отразится на наших дальнейших планах и достижении цели.

Как съесть слона?

«Работа занимает все время, которое вы ей предоставите» (Закон Паркинсона). Удивительно, но так это и работает! Чем больше вы даете себе времени на задачу, тем больше она займет, и наоборот – дедлайн сокращает отпущенное время и стимулирует завершить начатое. У программистов и фрилансеров практикуется оценка работы в часах: они определяют сложность задачи и время, которое затратят на нее, на глазок, но т. к. оплата идет «за час», ошибка приведет к финансовым потерям, а вот больше реального срока никто не даст – при постановке задачи был выделен бюджет, и примерно понятны трудозатраты в среднем по рынку. Есть колебания, но они незначительны. Умение определять временные затраты приходит с опытом, а помогают в этом планирование и таймеры.

Попробуйте засечь, за сколько времени вы прочитаете 10 страниц? А 20? А три страницы? Обратите внимание, вы получите разное среднее время чтения – так и задачи решаются не равномерно по времени.

А теперь засеките, сколько страниц вы прочитаете за 15 минут. Ощутили разницу от предыдущего задания, когда засекали количество страниц? В первом случае вы засекли время старта, отсчитали страницы, зафиксировали время финиша. Во втором – вы должны были выставить таймер, который обозначит 15-минутный интервал, либо все время отвлекаться на проверку оставшегося времени. Согласитесь, таймер эффективнее.

Домохозяйки знают пользу таймера: для рецептов, в которых точно указано время приготовления, это обязательный инструмент! Портативный механический таймер в виде помидора стал так популярен, что по аналогии с ним назвали метод управления временем – «Помодоро» (pomodoro – помидор с итальянского). Это удобный инструмент контроля над временем и распределения эффективных отрезков. Есть много приложений для смартфона по запросу pomodoro, или используйте таймеры на часах, смарт-браслетах, можно даже купить механический помидорчик (яичко, яблочко или заводного Пикачу!) – они очень симпатичные.