Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Однако планирование и проведение интервью суммарно могут потребовать больше времени по сравнению с другими методами. Впоследствии может оказаться сложно свести все взгляды в единую систему. Этот метод, как правило, предполагает повторные вопросы исполнителям, и иногда с его помощью не удается выявить все выполняемые в процессе действия.

3.5.3. Опрос и письменные ответы

Сбор письменных ответов на опросную форму также требует минимального отвлечения сотрудников. Обычно этот способ используется для сбора данных.

Однако у письменных опросов те же недостатки, что и у интервью: большие затраты времени, неполнота информации, затраты времени на устранение противоречий в описании одной и той же работы разными людьми и на повторные вопросы исполнителям.

3.5.4. Модерируемые совещания

Критическая масса экспертов предметной области и заинтересованных лиц собирается вместе, чтобы под руководством опытного модератора разработать модель процесса в интерактивном режиме. Такой формат позволяет сэкономить календарное время проекта и создать у участников чувство сопричастности более сильное, чем другие способы. Еще одно преимущество – участие модератора, владеющего методами моделирования, не известными большинству остальных участников.

Однако этот метод может оказаться более дорогим из-за затрат на переезды. Как правило, спроектированные таким способом модели требуют меньшего числа итераций, разрабатываются быстрее и с более высоким качеством по сравнению с другими форматами.

3.5.5. Веб-конференции

Веб-конференции дают те же преимущества, что и модерируемые совещания, но они более эффективны для небольших групп. Они особенно удобны и экономичны, когда участники территориально распределены.

Эффективность этого формата зависит от наличия опытного модератора, так как здесь бывает нелегко контролировать и стимулировать вовлеченность каждого участника.

3.5.6. Участники моделирования

Полная модель процесса имеет несколько уровней и множество применений. Поэтому в ее разработке принимает участие множество ролей: эксперты по стратегии, руководители подразделений, финансовые аналитики, аудиторы, специалисты по управлению рисками, специалисты по эффективности, системные аналитики и т. д. Модели могут создаваться отдельными специалистами или группами. При более основательном подходе в моделирование будут вовлечены модератор, специалист по моделированию и несколько экспертов предметной области.

В качестве экспертов предметной области могут выступать:

• менеджеры высшего звена, определяющие динамику бизнеса на верхнем уровне;

• менеджеры среднего звена, определяющие механизмы мониторинга и контроля;

• рядовые сотрудники, непосредственно выполняющие работу, описываемую моделью.

В рамках проекта перепроектирования процесса IТ-специалисты, отвечающие за разработку требований к информационным системам, взаимодействуют со специалистами по организационному проектированию, отвечающими за структуру ролей, обязанностей и подчиненности, и с финансистами, калькулирующими стоимость и потребительскую ценность.

3.6. Фреймворки и референтные модели

Проект моделирования может включать в себя разработку множества моделей, которые представляют ценность и по отдельности, и как часть комплексной картины. Использование фреймворков[69] и референтных моделей[70] повышает ценность и эффективность использования набора моделей как единого целого. Существует ряд широко известных фреймворков и референтных моделей.

3.6.1. Моделирование с использованием фреймворка

Фреймворк может варьироваться от простой концептуальной пирамиды до сложных наборов артефактов моделирования и правил, определяющих, где что будет расположено.

В пирамиде каждый уровень суммирует нижележащие уровни и декомпозирует вышележащие. Верхний уровень пирамиды может представлять собой простую цепочку создания ценности, мгновенно дающую представление о содержимом нижних уровней. Нижние уровни обычно описывают ключевые события, исполнителей, действия и детализированный поток процесса. Иногда под нижним процессным уровнем добавляется еще один, отображающий структуры данных, системы или элементы организационной структуры.

Более сложные фреймворки могут предписывать определенный набор артефактов, описывающих рассматриваемый процесс. Очень крупные организации со сложной структурой зачастую внедряют у себя фреймворки, которым следуют все проекты моделирования. Примеры:

• архитектурный фреймворк федеральных ведомств США FEAF[71];

• архитектурный фреймворк Министерства обороны Великобритании MODAF[72];

• архитектурный фреймворк Министерства обороны США DoDAF[73];

• архитектурный фреймворк TOGAF[74].