Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

В этой главе мы сначала рассмотрим, зачем нужно анализировать процесс и кто должен участвовать в анализе. Затем мы рассмотрим анализ процессов более подробно, включая имеющиеся методы, средства, методологии и фреймворки. В завершение мы обратимся к рекомендуемым подходам и, таким образом, охватим все составляющие успешного анализа процессов.

5.1. Что такое анализ процессов

Анализ процессов идентифицирует и исследует все связанные с процессами действия, а также измеряет эффективность этих действий с точки зрения достижения целей организации.

Процесс – это определенный набор последовательных или параллельных действий, которые приводят к конкретному, определенному, измеряемому конечному результату. В контексте управления бизнес-процессами бизнес-процесс определяется как сквозная последовательность действий, дающая на выходе продукцию или оказанную услугу.

Анализ бизнес-процесса выполняется профессиональным аналитиком или командой. Используя разнообразные методологии, фреймворки, методы и практики, команда документирует бизнес-среду, создает модели и другую документацию, описывающие процесс и его связь с бизнес-средой. Затем команда использует эту информацию для выявления возможностей оптимизации или перепроектирования процесса.

Независимо от того, стоит ли в повестке анализ одного или нескольких процессов, объединяющих действия, выполняемые разными подразделениями или бизнес-партнерами, или же речь идет о более широком контексте цепочки создания ценности, анализ может быть нацелен как на текущее состояние, так и на будущие возможности оптимизации. Возможности могут включать:

● более производительную работу;

● предотвращение и/или минимизацию рисков;

● координацию операций двух организаций;

● анализ воздействия ожидаемых государственных или местных нормативных актов.

Анализ процессов осуществляется с использованием таких методов, как картирование, интервьюирование, имитация действий и др. Анализ часто включает изучение бизнес-среды, организационного контекста процесса, факторов, влияющих на операционную среду, отраслевых особенностей, правительственных и отраслевых нормативов, требований рынка и конкуренции.

Ключевые факторы, подлежащие рассмотрению:

● бизнес-стратегия;

● цели процесса;

● ключевые препятствия на пути к достижению целей;

● вклад процесса в общую цепочку создания ценности;

● подразделения и бизнес-роли, обеспечивающие процесс.

Заинтересованные стороны процесса должны изучить результаты анализа и подтвердить исходную информацию и сделанные выводы. Результаты анализа процессов закладывают основу для проектирования, рассматриваемого в главе 6.

5.2. Цели анализа процессов

Анализ процесса обеспечивает единое понимание текущего и/или будущего состояния процесса и того, насколько он соответствует бизнес-среде.

Анализ процессов – это деятельность, которая дает организации возможность постоянно совершенствовать свои процессы через мониторинг их эффективности и таким образом повышать эффективность организации. Анализ процессов дает организации информацию, необходимую для оценки выполняемых действий и для принятия обоснованных решений. Опираясь на фундамент задокументированных и подтвержденных фактов анализа текущего состояния, команда BPM перепроектирует процесс для более полного достижения целей организации.

Чтобы бизнес эволюционировал и адаптировался к изменениям, анализ достижения бизнес-целей должен выполняться на постоянной основе. Изменение государственного регулирования, экономических условий и маркетинговых стратегий может быстро привести к тому, что процессы перестанут удовлетворять требованиям.

Целостный взгляд на основные бизнес-процессы формируется исходя из стратегии организации. Стратегия определяет цели процесса, а также возможные риски и ограничения в более широком контексте. Анализ процессов выходит за рамки краткосрочных тактических проблем или потребностей подразделений организации. Он нацелен на фундаментальные изменения процессов, которые позволяют организации достигать стратегических целей.

Анализ показывает производительность процесса путем количественной оценки используемых ресурсов. Анализ выявляет лишние затраты, низкую скорость, потери и другие недостатки. Анализ этих показателей помогает обнаружить важные факты о том, как протекает работа в организации. Полученные данные могут помочь специалистам по процессному управлению спроектировать или переделать процессы таким образом, чтобы они лучше соответствовали целям организации.

Результаты анализа процесса включают контекстуальную информацию, такую как:

● ясно сформулированные стратегия, цели и задачи организации;

● бизнес-среда и контекст процесса (ради чего процесс существует);

● место анализируемого процесса в контексте более широкого кросс-функционального процесса.

Определив организационный контекст процесса, процессный аналитик собирает дополнительную информацию:

● входы и выходы процесса, включая внутренних и внешних поставщиков и потребителей;