Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Регулирование использования репозитория должно гарантировать, что его содержимое не будет искажено. Отвечает за регулирование использования репозитория руководитель процессного управления, а реализует его администратор репозитория. Регулирование определяет тех, кто может просматривать, изменять, создавать, утверждать и отменять модели бизнес-процессов, назначая роли и обязанности по отношению к соответствующим процессам.

Также должны быть разработаны и внедрены процессы управления репозиторием, такие как:

● регулярный аудит процессов, проверяющий следование сотрудниками рекомендованным методам и соглашениям;

● процесс управления версиями, определяющий, когда новая версия может быть опубликована;

● процесс измерения эффекта от использования репозитория процессов;

● процесс публикации регламентирующих документов;

● процесс оказания поддержки.

Технические аспекты регулирования, за которые отвечает администратор репозитория:

● график резервного копирования базы данных;

● экспорт моделей из репозитория в другие системы;

● импорт моделей из других систем в репозиторий;

● процесс создания пользовательских символов и объектов.

4.9.8. Мониторинг использования репозитория

В свое время многие инициативы по моделированию бизнес-процессов прошли через период критики в отношении пользы от создаваемых моделей для организации. Организации проделали большую работу по созданию процессных моделей, но они либо вообще не использовались, либо использовались очень ограниченно. Такая практика приводила к дискредитации моделирования бизнес-процессов и использования репозиториев процессов.

Проработка сценариев использования на этапе планирования гарантирует, что организация получит эффект от моделей и от репозитория процессов. Для того чтобы модели применялись по назначению, должен осуществляться мониторинг их использования. Полезные показатели использования репозитория:

● количество обращений к моделям процессов за определенный период времени;

● распределение обращений к моделям по предметным областям (оно должно быть примерно равномерным);

● процент сотрудников организации, использующих репозиторий;

● количество инициатив всех типов, использующих репозиторий;

● скорость обновления информации в репозитории.

Большинство этих показателей можно рассчитать автоматически. Однако проведение ежегодных коротких обследований, связанных с репозиторием, поможет держать руку на пульсе и выявлять новые потребности бизнеса.

Управление процессами от результата обеспечивает оптимальное использование и развитие репозитория процессов. Оптимально использовать – значит использовать наиболее подходящие стандарты, соблюдать утвержденные методы и соглашения и не упускать из виду согласованные сценарии использования.

4.9.9. Лучшие практики ведения репозитория

Лучшие практики построения репозитория касаются пяти составляющих: эффект, содержание, формат, регулирование, инструменты и удобство использования.

1. Эффект: сценарии использования

● Определены сценарии использования и необходимая для каждого поддержка репозитория.

● Регулярная актуализация сценариев использования.

● Измерение эффекта использования репозитория.

2. Содержание

● Состав информации о процессах, требуемый сценариями использования.

● Наличие в репозитории необходимых отчетов.

3. Формат

● Используемые методы моделирования – не больше десяти.

● Стандартный для организации метод моделирования.

● Общая архитектура процессов, определенная до третьего уровня.

● Стандарты и руководящие принципы моделирования определены и соблюдаются.

4. Регулирование

● Процессы создания, поддержки и вывода из эксплуатации моделей определены и внедрены.

● Контроль качества наличествует, и оценка проводится не реже четырех раз в год.

● Качество моделей и их полезность измеряются.

● Количество обращений к репозиторию ежемесячно измеряется и согласуется со сценариями использования.

● Руководящие принципы регулирования использования репозитория сформулированы и опубликованы.

5. Программное обеспечение и удобство использования

● Репозиторий доступен в виде облачного сервиса.

● Отчеты и конфигурация настроены и обновляются в соответствии со сценариями использования.

● Горячая линия поддержки функционирует.

● Требуемые внешние системы подключены и регламенты их использования определены.

4.10. Ключевые концепции моделирования бизнес-процессов

5. Анализ процессов

Первый шаг описания нового процесса или обновления описания существующего – это достижение единого понимания текущего состояния процесса и того, насколько он отвечает целям бизнеса. Такое единое понимание должен дать анализ процессов.