Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0

Использование стандартного формата данных закладывает надежную структуру репозитория. OMG (Object Management Group), IEEE-SA (Institute of Electrical and Electronics Engineers Standards Association) и другие группы исследователей разрабатывают такие стандартные нотации, как BPMN, ArchiMate, EPC, VCD, SIPOC, DMN, ERD.

Ключевые вопросы при стандартизации формата:

● Какой требуется уровень детализации?

● Как вы моделируете высокоуровневую архитектуру?

● Как вы обеспечиваете простоту поиска и доступа к моделям для пользователей?

Структура репозитория рассматривается в разделе 4.9.5.

Регламентация

Организация процессного репозитория подразумевает надежную систему регулирования его использования. Регламент использования репозитория обычно включает:

● определение тех, кто имеет право:

○ просматривать модели;

○ изменять модели;

○ создавать модели;

○ согласовывать и утверждать модели;

● разработку процесса создания новых моделей;

● разработку процесса сопровождения/актуализации моделей;

● разработку процесса вывода моделей из эксплуатации;

● разработку процесса контроля качества, включая проверку соблюдения стандартов и соглашения о моделировании (как составной части сопровождения);

● разработку процесса измерения результативности применения моделей (на основе сценариев использования);

● определение порядка работы горячей линии технической поддержки;

● определение порядка контроля версий;

● публикацию порядка использования репозитория.

Принципы регулирования использования репозитория рассматриваются в разделе 4.9.7.

4.9.4. Описание сценариев использования

Чтобы обеспечить необходимую прозрачность, информация о процессе должна быть собрана и сохранена в виде модели. Документирование и повторное использование информации о процессе является ключевой концепцией BPM. Репозиторий бизнес-процессов – это средство хранения информации о процессах в виде моделей: динамичном, удобном для повторного использования и согласованном формате. Репозиторий должен наполняться постепенно, начиная с процессов, представляющих наибольшую ценность.

Польза репозитория складывается из нескольких составляющих. Типичные сценарии использования репозитория:

● стандартизация процессов;

● процессная трансформация;

● оптимизация процессов;

● внедрение процессных инноваций;

● роботизация процессов (RPA);

● автоматизация потоков работ;

● внедрение ERP;

● внедрение лучших практик;

● управление изменениями при внедрении процессов, например обучение;

● управление рисками и соответствиями;

● взаимодействие с третьими сторонами;

● разработка программного обеспечения;

● имитационное моделирование (например, для выявления узких мест);

● интеграция после слияний и поглощений;

● реализация бизнес-стратегии;

● разработка операционной модели;

● определение стратегии управления бизнес-процессами.

Определение сценариев использования – хорошо описанных и ориентированных на результат – является одной из ключевых задач. Во-первых, определите конкретный сценарий использования. Например, сформулируйте типы запросов и способы их разрешения для сотрудников службы поддержки. Определите составляющие сценария использования, такие как наименование, роль пользователя сценария, цели и желаемый результат. Затем заполните шаблон сценария на рис. 4.21. Определите, как в данном сценарии используется репозиторий и какой ожидается эффект от его использования.

Цель – разработать и поддерживать набор нацеленных на результат сценариев использования, которые:

● регулярно актуализируются;

● определяют, как измерять полученный эффект;

● определяют структуру информации в репозитории процессов.

4.9.5. Структура репозитория

Репозитории процессов поддерживают моделирование корпоративной архитектуры и обеспечивают простой и динамичный доступ к знаниям о процессах. Структура репозитория позволяет хранить и обрабатывать информацию о людях, процессах и информационных системах.

Однако процесс – это нечто большее, чем просто функция в организации. Чтобы понять природу конкретного процесса, оцените его с пяти сторон (см. рис. 4.22). Ответьте на следующие пять вопросов:

● Кто участвует в этом процессе (организации)?

● Какие действия (функции) выполняются?

● Какая информация необходима или появляется в процессе (данные)?

● Зачем нужен этот процесс (результаты)?

● Кто и что делает, на основе каких данных, для получения каких результатов и в какой логической последовательности (контроль)?

Процессы содержат информацию о людях, технологиях, информации и контроле. Репозиторий должен фиксировать эту информацию в структурированном виде, чтобы ее можно было заносить, ссылаться на нее и повторно ее использовать в различных сценариях.

Сценарий использования, если он правильно определен, содержит четкий состав информации, необходимой для выполнения процесса. Процессный архитектор должен продумать две вещи:

● уровень, на котором вводится информация;

● место хранения информации.

Уровень