Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

Психологи склонны думать, что многие офисные сотрудники привыкли к постоянным авралам. Объясняется это тем, что при этом на подсознательном уровне человек ощущает свою нужность, незаменимость, да так, что потом ему сложно вернуться к размеренной жизни. Это дорога делится на два пути: первый ведет к нервному истощению, а другой делает человека трудоголиком в плохом смысле. Однако и те и другие хотели бы жить в более спокойном темпе и при этом успевать больше. Этот квадрант называется «несрочно, важно». Именно здесь находятся те дела, которые делают существенный вклад в результат. А в квадранте «несрочно, неважно» чаще всего находится то, что называют похитителями времени в офисе.

На что же обычно бездарно тратится рабочее время в офисе? Попробуем сгруппировать.

1. Общение. Это прежде всего разговоры, ладно если еще рабочие, а то и частенько за жизнь. Разговоры по работе имеются в виду те, которые можно было бы не вести или вести короче и качественнее. Тут очень важно правильное соотношение – пропорция: налаживание теплых отношений в коллективе и одновременно недопустимость перекладывания выполнения чужих обязанностей, решения проблем, которые не относятся к делу или могут быть устранены другими людьми, и т. д. В офисе нужно стараться говорить с людьми так, чтобы они чувствовали себя с вами комфортно, но не садились на шею и при этом уважали ценное рабочее время. Офисным служащим рекомендуется завести распорядок дня и выделить 2-3 ч в самое продуктивное и удобное время для дел, особо значимых или требующих сосредоточенности. Важно выстроить такую систему правил поведения и отношений в офисе, чтобы максимально ограничить прерывания по незначительным поводам.

2. Предметы и пространство. Пространство и предметы, имеющиеся в офисе, тоже влияют на то, насколько эффективно они располагают к работе и как используется время. Возможно, стоит сделать перестановку мебели в помещении, чтобы было больше пространства, меньше ненужных вещей и одновременно с этим все было бы под рукой.

3. Информация. Увы, информационные потоки в наше неспокойное время возрастают в геометрической прогрессии день ото дня. С одной стороны, новые разработки и программы, «продвинутые» технологии помогают увеличить нашу эффективность, но с другой – образуют эффект ямы в песке, когда, расчищая место и время для работы, мы тут же оказываемся завалены падающей на нас информацией из другого источника. Сотрудники могут и в одиночку пытаться создать свои собственные алгоритмы работы, чтобы использовать время максимально продуктивно. Этим может заняться и руководитель. Напишите их и раздайте вашим сотрудникам. В любом офисе время может нерационально тратиться на что-то, может выясниться, что сотрудники расходуют много времени, например, на поиск необходимой информации в Интернете.

Вот как может выглядеть наиболее эффективный алгоритм:

1) в «Яндексе» в строку поиска вводятся ключевые слова;

2) среди полученной информации выбирается нужная;

3) если нужная информация не найдена, изменяются ключевые слова или поисковик, можно попробовать сделать запрос. В особых случаях задается вопрос на тематическом сайте. Конечно, пример имеет упрощенный вид, но подобных

может отыскаться масса.

4. Мысли и эмоции. Как показали исследования, большинство людей, даже тех, кто занимают высокие должности, не сразу учатся справляться с трудностями, не принимать близко к сердцу мелочи. Стоит негативной мысли о том, закрыли ли вы машину, дом или выключили ли с утра чайник, «завестись» в голове, и вы отвлекаетесь от дела, появляются невнимательность и рассеянность, рабочий настрой сменяется беспокойством. Конечно, причин может быть масса для таких волнений, как объективных, так и не очень. Так, если ваш случай не совсем запущенный, то секрет, как с этим справиться, прост: завести себе привычку «фотографировать» мысленно то, о чем вы обычно беспокоитесь. Иногда один маленький звонок сэкономит вам до нескольких часов рабочего времени и кучу нервов, которые, как известно, не восстанавливаются, потому что вы не будете ежесекундно думать о том, на что никак не можете повлиять.