Тайм-менеджмент. Полный курс

Тратить время на главное – значит расставлять приоритеты в списке своих долгосрочных целей. Как бы ни хотелось одновременно и вуз окончить с красным дипломом, и создать свой бизнес, и совершить кругосветное путешествие, вряд ли получится все это совместить. Мы оказываемся перед выбором, необходимостью расставить приоритеты в своих целях. Это не значит, что от каких-то из них придется отказаться навсегда: просто крайне важно определить, какие цели являются первоочередными на данный момент.

С этой задачей нам поможет справиться матрица многокритериальной оценки. Составим таблицу, в левую колонку которой запишем несколько своих ключевых целей, а в качестве критериев будем использовать от пяти до девяти ключевых ценностей. Для определения целей можно воспользоваться стратегической картонкой, а ценности взять из мемуарника.

Как и в примере с курсами иностранного языка, мы присвоим веса нашим критериям, а затем оценим каждую цель по каждому критерию (ценности). Баллы обозначают уровень значимости:

1 – очень маленькая;

2 – средняя;

3 – очень большая.

Следующий шаг – подсчитаем интегрированные оценки вариантов. Возьмем в качестве примера таблицу 5.3, составленную студентом МФПА.

Из правой колонки «Итог» мы можем увидеть, что в нашем примере с точки зрения выбранных критериев и их весовых коэффициентов ключевой задачей является окончить вуз и получить диплом, без которого должность топ-менеджера останется недосягаемой. Для студента, проводившего оценку своих целей, удивительным оказался тот факт, что учеба, получение диплома являются для него самой приоритетной целью, хотя до начала работы с критериями он не считал ее настолько важной для себя. Этот вывод заставил его по-новому посмотреть на взаимосвязи между своими целями и начать более внимательно относиться к своим повседневным задачам.

Многокритериальная оценка позволяет сделать правильный выбор, не полагаясь на случай, а действуя осознанно и уверенно, опираясь на свою систему ценностей и критериев.

5.4. Определение приоритетности текущих задач

Каждый день нам приходится определять, какую задачу решать в первую очередь, а какую – во вторую. Часто мы принимаем решение интуитивно. Использование упрощенного метода многокритериальной оценки позволит нам не только полагаться на свои чувства, но и выбирать более осмысленно и взвешенно.

В примерную систему могут входить следующие, наиболее часто встречающиеся критерии:

1. источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приоритетность задачи для него);

2. влияние выполняемой работы на работу коллег на «горизонтальном» уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач);

3. вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделения, отдела);

4. собственный интерес к задаче;

5. срочность;

6. сложность задачи;

7. времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаем в первую очередь);

8. наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность.

Иногда к этим критериям добавляются такие как:

1. является ли эта задача денежной (связано ли ее решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньги в случае, если задача не будет решена);

2. влияет ли задача на имидж компании;

3. клиентская ли это задача;

4. влияет ли задача на бесперебойность работы офиса;

5. влияет ли задача на увеличение количества продаж (новых клиентов и т. д.).

Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучшего результата можно добиться, если соотнести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для оценки ежедневных задач.

Для быстрого принятия решения в определении приоритетности появляющихся в течение дня задач можно использовать технику трех вопросов.

Суть этого подхода проста: выбираем три самых значимых критерия, по которым будем оценивать значимость внезапно возникшей задачи, и задаем три вопроса:

1. Является ли эта задача клиентской?

2. Влияет ли она на имидж компании?

3. Является ли эта задача сложной?

При появлении новой задачи ставим «+» или «—» напротив каждого критерия.

Если задача получила три «+», решаем ее в первую очередь; если два «+» – она является менее приоритетной; один «+» – приоритетность задачи низкая; три «—» – бюджетируем время на решение этой задачи по остаточному принципу. Обратите внимание, что три минуса не означают, что задачу не нужно решать, просто она будет выполняться в последнюю очередь.

Правильного и единственно верного списка критериев для приоритизации задач не существует. Многие критерии специфичны и отражают особенность того или иного вида деятельности компании или подразделения. Поэтому важен фактор командной работы и принятия совместного решения при формировании матрицы рабочих критериев.

Формализация критериев позволяет:

• достичь общего понимания, на основании чего принимаются решения;

• донести до окружающих свою систему принятия решений и выработать совместную;