Тайм-менеджмент в два счета

Избавившись от «С», вы будете получиать меньше суеты в «А» и больше продуктивности в «В».

Чем изобретательнее барьеры в «С», тем больше пользы в «В» и меньше «А». (Маргарита Семенова, г. Альметьевск)

Внезапно приходит человек

Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно.

К данным «похитителям времени» можно применить следующие ветви решений.

1. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.

2. Использовать сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновске в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить, задавать вопросы и т. д.

3. Плотно подходить к гостю, чтобы вызывать дискомфорт, уменьшать психологическую дистанцию.

4. Издавать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу.

5. Использовать специальную красную кнопку: при нажатии на нее через минуту звонит телефон и вам срочно нужно выйти!

6. Пользоваться гостевой комнатой, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой для себя.

7. Давать посетителю на входе вопросный лист. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс – список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение.

8. Стараться переориентировать его активность в ваше русло, на ваши цели.

9. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству».

10. На визитке указывать время работы офиса: «с… по.» Тем самым ограничить появление посетителей в неудобное вам время.

11. Создать график приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться).

12. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед».

13. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные).

Внутрифирменные «тормозные колодки»

Качественная подготовка управленческой информации повышает скорость принятия управленческих решений.

Мефодий Забродский, г. Нижнекамск

В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном «рваном» графике продуктивность вашей работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально совещания предупреждать, но если «летучка» уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили «Внезапное совещание».

Участвовать в совещании по телефону.

Проводить совещание стоя. К примеру, в компании «ВымпелКом» имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти в более комфортные условия.

Разработать список вопросов, которые «летучками» не решаются. В итоге получится реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов.

Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели.

Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов.

В корпоративном руководстве прописать, что приглашение на совещание высылается не позднее, чем за 24 часа до его начала. По определению «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним.

Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание».

Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов.

Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить конструктивно, поскольку задержка оборачивается для него сокращением обеденного перерыва.

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальственная дурь», помехи со стороны руководства).

Нанять референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна.